El Plan estratégico y el análisis DAFO

 1.  ¿Qué es la Planificación Estratégica?

Planificar es decidir hoy lo que se hará en el futuro.

Estrategia es un concepto  originariamente ligado a la rivalidad, el conocido “arte de la guerra” que tiene como objetivo derrotar al competidor.

De la unión de ambos términos y su aplicación al mundo empresarial actual resulta la planificación estratégica, que se puede definir como el “Proceso de determinar una misión u objetivo a medio o largo plazo y trazar el camino a seguir para conseguirlo gestionando eficientemente los recursos y estableciendo los medios necesarios.”

2.  Planes estratégicos de autónomos y pymes

La inmensa mayoría de autónomos y pymes no elaboran formalmente ningún tipo de plan estratégico. Sin embargo, en muchos casos está perfilado en la mente del empresario y/o profesional autónomo pero nunca llega a plasmarse en un papel. Y no es lo mismo, porque el papel exige un mayor esfuerzo de reflexión, especialmente cuando ese documento se va a compartir con otras personas.

En este artículo ofrecemos unas pautas sencillas para que los autónomos y las pymes puedan elaborar planes estratégicos a su medida. La síntesis de su plan debe plasmarse en 1 o 2 páginas y el proceso de obtención en pocas más. Lo importante es tener el método y la guía para hacer una adecuada reflexión estratégica al menos con carácter anual. Veamos por qué y cómo hacerlo.

No olvidemos que se habla mucho del plan de negocio o business plan en el momento de emprender un negocio y poco de los planes estratégicos una vez que ya estamos en funcionamiento. En esa situación, cuando el autónomo tiene su negocio en funcionamiento, suele haber dos circunstancia que condicionan la reflexión estratégica:

• Tiene menos tiempo disponible, la gestión del día a día del negocio le ocupa casi totalmente.
• Tiene mucha más información sobre tendencias del mercado, los clientes y la competencia.

3.  Ventajas de un plan estratégico para un autónomo o pyme

Aquí tenemos una lista de las razones por las que a todo autónomo o pyme le interesa tener un plan estratégico:

• Definir una misión o proyecto de futuro, que fije una meta y oriente a todo el personal del negocio sobre el camino a seguir.
• Gestionar el negocio de forma más eficiente y profesional, menos basada en improvisaciones, estableciendo objetivos, prioridades y asignando recursos, funciones y responsabilidades clave.
• Facilitar el seguimiento y revisión continua de las acciones realizadas desde un planteamiento de mejora continua.
• Permite involucrar y motivar a todos los grupos de interés en el negocio, particularmente a socios y trabajadores, a través de la participación en el proceso y/o de la sensación de ir en un “barco con capitán y buen rumbo”. También permite detectar oportunidades de colaboración con agentes del entorno.
• Conduce a niveles más altos de rentabilidad porque propicia un método sistemático de formulación de estrategias, toma de decisiones,  puesta en marcha de actuaciones, seguimiento y revisión. 

4.  Métodos de planificación estratégica

Existe una gran diversidad. Las grandes empresas emplean métodos que les permiten trazar planes a largo plazo  que se articulan en grandes planes por departamento a medio plazo y corto plazo y que tienen su reflejo en los presupuestos.

Los autónomos y las pymes deben aplicar métodos mucho más sencillos, que les permitan trazar planes anuales de gestión (sintetizados en 1 o 2 folios) que respondan a los objetivos de su plan estratégico a medio y largo plazo.

En la práctica esto supone 4 grandes etapas:

• Análisis externo e interno del negocio
• Diagnóstico de Situación: el Análisis DAFO
• Definición de Estrategias: misión, visión y objetivos estratégicos
• Definición del plan de gestión operativo: actuaciones, prioridades, presupuestos

5. Análisis DAFO como resultado del análisis externo e interno

El análisis DAFO es una sencilla herramienta que nos permite obtener el diagnóstico de situación del negocio, el cual posteriormente servirá de base para definir la estrategia. Un correcto uso del análisis DAFO implica realizar un ejercicio de observación y prospección tanto de lo que ocurre alrededor del negocio como en su interior. Y un posterior ejercicio de síntesis para reflejarlo todo en una página.

El análisis externo (estudio de mercado) te dirá cuáles son las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. Recuerda al redactarlos que son elementos externos, que no dependen de ti.

Debes tratar de reflexionar sobre cómo te afectan y hacia donde van a evolucionar:

• La situación general económica: crecimiento, desempleo, tipos de interés, tipos de cambio, precios materias primas, etc.
• El entorno demográfico y laboral: inmigración, envejecimiento, natalidad, incorporación de la mujer al mercado laboral, nivel educativo, tiempo libre medio, etc.
• El entorno sociocultural: creciente interés en productos y servicios asociados con salud, medioambiente, juventud, belleza, individualismo, redes, nuevas familias, etc.
• El entorno tecnológico: nuevas formas de producir o vender, comercio electrónico, posibilidades que ofrece internet, obsolescencia, necesidades formativas tecnológicas.
• El entorno político y legal: signo político en cada Institución e impacto en legislación de la actividad, urbanística, laboral, medio ambiental etc.
• Los clientes: características, motivaciones, hábitos de compra, localización.
• La competencia: características, especialización, ubicación, puntos fuertes y débiles, cuota de mercado, barreras de entrada.

El análisis interno de tu negocio (marketing, producción, organización, recursos, capacidad financiera) te ayudará a determinar tus fortalezas y debilidades ante los retos que plantea el entorno. Aquí sí que debes hablar de ti y de tu negocio.

Debes tratar de reflexionar al menos sobre el funcionamiento de las siguientes áreas y funciones en tu negocio o pyme:

• Organización: reparto y delegación de tareas, toma de decisiones.
• Recursos humanos: capacitación, implicación, retribución, captación y estabilidad.
• Administración: eficacia y adecuación del método empleado, cumplimiento de obligaciones y normas.
• Situación económico financiera: rentabilidad, liquidez, necesidades de inversión, plazos de cobro y pago, relaciones con bancos, etc.
• Marketing: demanda del producto que ofreces, nivel de precios, promociones, etc.
• Redes, contactos y alianzas: rentabilidad de las acciones de comunicación y publicidad. Imagen del negocio.
• Tecnología: importancia en mi negocio, riesgo de obsolescencia, nuevas aplicaciones para mi actividad.

6.  La Definición de las Estrategias

 Es el momento de saber qué queremos hacer, donde pretendemos llegar, en qué queremos que se convierta nuestro negocio y cuáles son sus objetivos.

En primer lugar hay que definir la Misión y la empresa, su razón de ser, su propósito básico, es decir, su objetivo general estratégico. Responde a la pregunta ¿Por qué existimos? Definir la Misión no es tan sencillo como parece a simple vista, de hecho es normal que en un negocio con varios socios cada uno tenga una respuesta diferente.

A continuación hay que concretar un poco más y definir la Visión, que responde a la pregunta ¿Qué Queremos Ser?.  La visión debe tratar de ser medible, concreta, diferenciadora, significativa y estimulante.

Se entiende mejor con un ejemplo, una pequeña industria de carpintería de madera rústica:

Misión: Diseñar y fabricar mueble y carpintería de madera de estilo rústico y tradicional con la máxima rentabilidad y calidad

Visión: consolidarnos como el referente del mueble artesanal en la Comunidad Valenciana en base a nuestros diseños, que aúnan la tradición con técnicas de producción innovadoras y una materia prima de la máxima calidad.

Por último, el análisis DAFO nos ayudará a definir los objetivos estratégicos para alcanzar la Misión y la Visión. Será necesaria la siguiente reflexión:

¿Cómo minimizar las amenazas detectadas? ¿y aprovechar las oportunidades del entorno? ¿y reducir mis debilidades? ¿y potenciar y reforzar mis fortalezas? Las respuestas te conducirán a los objetivos estratégicos.

7. El plan operativo de gestión

 El Plan Operativo nos permite concretar las acciones a realizar en cada área del negocio para conseguir las metas fijadas y seguir la estrategia que se ha determinado. Es necesario priorizar y en empresas con más de un trabajador delimitar responsables de cada acción.

Al final el autónomo o la pyme debe plasmar este plan operativo de gestión a 6 o 12 meses vista en una o dos páginas con una estructura donde se definan acciones, prioridades, presupuesto y responsables. Y revisar al menos cada dos meses el grado de cumplimiento del plan, adaptándolo si es necesario.