En este artículo te vamos a contar:
- ¿Para qué sirve la contabilidad del autónomo?
- Obligados a llevar la contabilidad de autónomos
- Registro contable de ingresos y gastos
- ¿Qué contabilidad debe llevar cada tipo de autónomo?
- Modelos tributarios clave para los autónomos
- Sanciones por no llevar tu contabilidad al día
- Consejos para la llevanza de la contabilidad del autónomo
El trabajador autónomo ha de hacer frente tanto a sus obligaciones fiscales, basadas en la presentación de impuestos, como a las obligaciones contables, o lo que es lo mismo, la llevanza de los libros de registro.
Tanto una como otra suele plantear problemas a los autónomos.
Y si bien en el primero de los casos lo es por dificultad, en el segundo lo es por tedio.
Sin embargo, no hay que olvidar que se trata de una tarea de obligado cumplimiento con múltiples ventajas para un correcta gestión del negocio.
A continuación, abordamos la utilidad de la información contable, los libros contables de obligado cumplimiento y unos consejos de gestión rutinaria que tu negocio agradecerá.
Gestoría online para autónomos
1. ¿Para qué sirve la contabilidad del autónomo?
Más allá de las molestias que plantea la llevanza de la contabilidad, hay que ver en este proceso un aliado para nuestro negocio, que esboza más ventajas que inconvenientes.
La información contable tienes tres utilidades principales. Vamos a verlas.
Presentar impuestos
Como trabajador autónomo estás obligado a presentar cada tres meses y con carácter anual una serie de modelos tributarios del IVA e IRPF.
Esto es en líneas generales, ya que es tu epígrafe de actividad económica el que determina cuáles son tus obligaciones fiscales.
La información contable, que se asienta principalmente en el registro de ingresos y gastos, es la base para la realización de las autoliquidaciones y la presentación de declaraciones informativas.
En un mes como el de abril, en el que coincide la presentación de los impuestos correspondientes al primer trimestre del año y el inicio de la Declaración de la Renta, tener a mano la información contable actualizada es fundamental, para que tú o bien tu gestoría fiscal veáis facilitado el cumplimiento de estas obligaciones tributarias que se repiten con periodicidad en el calendario fiscal.
Conocer la situación económica del negocio
Gestionar diariamente la contabilidad de tu negocio te permite conocer de forma fidedigna el estado de tu empresa.
Sin esta información actualizada la toma de decisiones se puede volver difícil y errática.
El registro contable tiene su incidencia en el plano fiscal, financiero y presupuestario del negocio.
En definitiva, la contabilidad exigida por Hacienda te servirá para saber en todo momento qué estás ingresando y cuáles son tus gastos.
Cumplir con la llevanza de los libros de registro
El epígrafe de actividad también marca las obligaciones contables del autónomo, que consiste básicamente en la llevanza de libros de registro de IRPF e IVA.
El conjunto de operaciones realizadas en el seno de la empresa se han de anotar y conservar durante seis años.
Por tanto, de todo lo anterior se desprende el hecho de que la contabilidad del autónomo resulta de utilidad para el funcionamiento interno de la empresa, para que Hacienda conozca los movimientos de tu actividad y para que tu asesoría pueda cumplir en tu nombre el conjunto de tus obligaciones tributarias.
2. Obligados a llevar la contabilidad de autónomos
Todos los trabajadores por cuenta propia estáis obligados a llevar la contabilidad al día, salvo aquellos que tributan por el sistema de módulos (estimación objetiva).
En estos casos, aunque no sea obligatorio mantener libros contables formales, sí es recomendable conservar todas las facturas de ingresos y gastos.
El resto de autónomos, en especial quienes tributan por estimación directa (normal o simplificada), tienen la obligación legal de mantener registros detallados de sus ingresos, gastos e inversiones.
Además, la Agencia Tributaria puede solicitar en cualquier momento la presentación de estos libros.
Y no disponer de ellos, o tenerlos incompletos, puede derivar en importantes sanciones.
3. Registro contable de ingresos y gastos
Los ingresos y gastos derivados del desarrollo de tu actividad económica quedan incluidos en los libros contables, que serán unos u otros atendiendo al tipo de actividad económica realizada.
Los ingresos: facturas emitidas y ventas
Esta es quizás la parte más sencilla.
Como autónomo, estás obligado a llevar un libro de registro de facturas emitidas y un libro de ventas e ingresos que sirven para recopilar todas las facturas e ingresos que vayas expidiendo o recibiendo en el desarrollo de tu actividad.
Tienes que ir ingresando la información de manera cronológica.
Su finalidad es conocer lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, un trimestre, un año… y contabilizar, así, los ingresos generados por tu actividad.
Libro registro de facturas emitidas
En sus hojas debes reflejar la siguiente información:
- Número de factura y, en su caso, serie.
- Fecha de emisión y, si es diferente, también la fecha de realización de la operación.
- Destinatario de la factura (nombre y apellidos o razón social, y NIF).
- Base imponible.
- Tipo de IVA (4 %, 10 % ó 21 %).
- Importe del IVA.
La Agencia Tributaria exige que la numeración de facturas sea incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración.
No obstante, según establece el Reglamento del IVA, la anotación individualizada puede sustituirse por un asiento resumen en el que deberá constar:
- Fecha o periodo en que se han expedido las facturas.
- Facturas numeradas correlativamente indicando el número inicial y final de los documentos anotados.
- Base imponible global.
- Cuota global conjunta.
Se trata de un asiento que podrá realizarse en caso de que se cumplan determinados requisitos:
- En los documentos no debe ser preceptiva la identificación del cliente.
- Las operaciones se entenderán realizadas en el mismo mes natural.
- Que a las operaciones se les aplique el mismo tipo impositivo.
Libro registro de ventas e ingresos
Este libro es obligatorio para autónomos en estimación directa simplificada.
Aquí reflejarás las ventas realizadas por medio de factura y otros ingresos que puedas tener.
Debes incluir:
- Número de anotación.
- Fecha de la operación.
- Concepto e importe del ingreso con separación del IVA.
Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos
Si se hace seguimiento de los ingresos en sus correspondientes libros, los gastos son contabilizados en el libro de facturas recibidas, en el de bienes de inversión y en el de compras y gastos.
Si hablábamos de la importancia que tiene la llevanza de la contabilidad para saber de qué salud goza tu negocio, este libro es la “cruz” de la moneda.
Aquí controlarás la inversión en gastos necesarios para la obtención de los ingresos.
Así, podrás saber en todo momento si tu negocio genera beneficios o pérdidas.
Pero cuidado con lo que quieres incluir en las hojas del libro de facturas recibidas, ya que solo determinados gastos pueden ser inscritos y, posteriormente, considerarse fiscalmente deducibles.
Recuerda que tienen que cumplir con el requisito de que sean necesarios para el desarrollo mismo de tu actividad.
Tenemos otro artículo sobre gastos deducibles donde puedes ampliar la información al respecto. Seguro que te será de gran ayuda.
Entrando más en detalle en el análisis de los gastos, debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:
- Libro de registro de facturas recibidas.
- Libro de registro de bienes de inversión.
- Libro de registro de compras y gastos.
Libro de registro de facturas recibidas
El más conocido y, quizás, también el de más fácil comprensión, es el libro de registro de facturas recibidas.
Básicamente estás ante un listado de todas las facturas que hayas recibido a lo largo de un periodo de tiempo y que reflejan las compras que hayas realizado (ya sea de bienes o servicios) para desarrollar de manera óptima tu actividad.
En este primer libro tienes que hacer constar:
- La fecha de la factura y fecha de la realización de la operación si consta en el documento y es diferente.
- El número de factura.
- Nombre o razón social del emisor y NIF.
- Base imponible del IVA.
- Tipo aplicable.
- Cuota de IVA soportada.
Como sucedía en el libro de facturas expedidas, puedes sustituir la anotación individual por un asiento siempre que las facturas sustituidas por el mismo cumplan con los siguientes requisitos:
- Provenir de un mismo proveedor.
- El importe total conjunto de las operaciones no puede superar 6.000 euros (sin IVA).
- El importe de cada una de las operaciones no puede superar 500 euros (sin IVA).
Libro de facturas: registro de IVA
Libro de registro de bienes de inversión
La primera duda a resolver es qué es un bien de inversión.
La Agencia Tributaria considera “bien de inversión” a efectos de IVA (diferente al concepto de “inmovilizado” a efectos del IRPF) todos aquellos bienes adquiridos que van a servir al desarrollo de tu actividad durante más de un ejercicio.
Ejemplos de estos bienes de inversión son la maquinaria, los ordenadores o, incluso, un vehículo.
No obstante, existe un segundo requisito para considerarlos “bienes de inversión” y es que su importe sin IVA debe ser superior a 3.000 euros.
La cuota de IVA que hayas soportado por la adquisición de este bien debe ser revisada durante un periodo de 4 años, para determinar cuál es el porcentaje de ese IVA que podrás deducir cada año.
La segunda duda a resolver es obvia: ¿qué debes incluir en este libro de bienes de inversión?
- Bienes debidamente individualizados.
- Datos para identificar las facturas y documentos de cada bien.
- Fecha de comienzo de utilización, prorrata definitiva y regularización anual.
Libro de bienes de inversión “inmovilizado”
A efectos de IRPF, debes llevar un control de tu inmovilizado.
Hablamos también de bienes de inversión, solo que en este caso su coste es superior a 300 euros.
Por tanto, todos los bienes de inversión de IVA lo serán también a efectos de IRPF, pero, obviamente, no al revés.
Del mismo modo que en el caso anterior hablamos de bienes que serán utilizados más allá de un solo ejercicio, Hacienda no te permite contabilizarlos como un gasto único, sino que tendrás que hacerlo distribuyendo su importe de manera proporcional a lo largo del tiempo.
La propia Agencia Tributaria los tiene clasificados y les tiene asignados, según el tipo, unos plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar.
¿Qué debes incluir en este segundo libro de bienes de inversión?
- Valor de adquisición del bien.
- Cuota de amortización.
- Fecha de comienzo del uso del bien.
- Valor residual del activo.
Libro de registro de compras y gastos
En este libro contable debes incluir tanto las compras que hayas realizado con factura, así como los gastos para los cuales no dispongas de una, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.
Son de vital importancia porque también serán deducibles en el IRPF y te harán ahorrar dinero a la hora de presentar tus impuestos.
Como te explicábamos en líneas superiores, son gastos afectos al desarrollo de tu actividad e imprescindibles para la misma.
Para entenderlo fácilmente, hablamos de gastos como las propias cuotas de la Seguridad Social de las que, aunque no tienes una factura de la Administración, sí que posees un recibo del banco en el que se acredita que has efectuado el pago.
Del mismo modo: determinados impuestos, seguros…
Pero también el ticket que pueden darte en una librería por comprar material de oficina o un cartucho de tinta para tu impresora, siempre que puedas acreditar, eso sí, que dichos gastos se encuentran relacionados con tu actividad.
En el libro de gastos tendrás que incluir:
- El número de recibo.
- Fecha en que se produce el gasto.
- Proveedor (nombre o razón social).
- Importe del gasto con separación del IVA.
- Concepto.
Un último apunte a tener en cuenta es que los libros contables deben ser llevados con claridad y por orden de fechas.
Y, si incurres en error, debes hacer una aclaración donde se advierta del equívoco o la omisión.
Además, no están aceptadas las abreviaturas ni los símbolos que no estén admitidos por la propia práctica mercantil.
4. ¿Qué contabilidad debe llevar cada tipo de autónomo?
Dependiendo del régimen fiscal en el que estés dado de alta, tus obligaciones contables variarán.
Vamos a ver qué requiere cada uno:
Autónomo en estimación directa normal
Este régimen se aplica generalmente a quienes tienen ingresos superiores a 600.000 euros anuales.
La contabilidad que deben llevar se asemeja bastante a la de una empresa, y se basa en dos libros fundamentales:
- Libro diario: recoge todas las operaciones económicas (ventas, compras, cobros, pagos) con detalle de fechas, conceptos, importes y cuentas utilizadas.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: incluye un balance inicial, un resumen periódico de saldos y un inventario final. Todo ello sirve para reflejar la evolución del patrimonio del negocio durante el año.
Autónomos en estimación directa simplificada
Este es el régimen más común entre autónomos.
Aunque la contabilidad es menos compleja, también requiere mantener tres libros específicos:
- Libro de ventas e ingresos: se anotan todas las operaciones de ingreso con sus facturas, fechas e importes.
- Libro de compras y gastos: recoge los pagos realizados, con detalles del proveedor, concepto e importe (incluyendo el IVA).
- Libro de bienes de inversión: aquí se registran las adquisiciones de bienes duraderos, como vehículos o equipos informáticos, que se amortizan a lo largo de los años.
Autónomos en estimación objetiva (módulos)
Los autónomos que tributan por módulos no están obligados a llevar libros contables, aunque sí deben conservar las facturas de sus operaciones.
Esto les permite justificar ingresos y gastos si Hacienda lo requiere.
Otros libros contables adicionales
En ciertos casos, algunos autónomos deben llevar libros adicionales:
- Libro de operaciones intracomunitarias: obligatorio si realizas negocios con clientes o proveedores dentro de la Unión Europea.
- Libro de provisiones de fondos y suplidos: necesario si actúas como intermediario y recibes anticipos por parte de tus clientes para cubrir ciertos gastos.
5. Modelos tributarios clave para los autónomos
Además de los libros contables, la contabilidad se refleja en los modelos fiscales que debes presentar a Hacienda.
Aquí te dejamos los más importantes:
- Modelos 303 y 390: resumen trimestral y anual del IVA de tu actividad.
- Modelos 130 y 100: declaración trimestral y anual del IRPF.
- Modelos 111 y 190: relacionados con las retenciones practicadas a empleados o profesionales.
- Modelos 115 y 180: aplicables si pagas alquiler por el local de tu negocio.
- Modelo 349: para operaciones con empresas de la UE, si estás inscrito en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).
Estos modelos permiten a Hacienda verificar que tu actividad económica y tus pagos de impuestos están en orden, por lo que es clave rellenarlos correctamente y presentarlos dentro del plazo establecido.
6. Sanciones por no llevar tu contabilidad al día
Si no llevas tu contabilidad de forma adecuada, te expones a multas por parte de la Agencia Tributaria.
Las sanciones dependen de la gravedad del error:
- Infracción leve: errores no intencionados o datos mal introducidos en los modelos. La multa puede llegar hasta el 50 % de la cantidad que no se declaró correctamente.
- Infracción grave: cuando se omite información de manera deliberada. Las multas oscilan entre el 50 % y el 100 % de lo que no se pagó.
- Infracción muy grave: si se detecta fraude evidente, la sanción puede alcanzar hasta el 150 % del importe defraudado.
Además, no presentar libros contables o negarse a entregarlos si Hacienda los solicita también puede acarrear sanciones adicionales.
7. Consejos para la llevanza de la contabilidad del autónomo
Como ya has podido comprobar, todas estas obligaciones contables, por su carácter rutinario, exigen tiempo y dedicación.
Si lo haces de manera correcta y con tesón, al final apreciarás la utilidad que te proporcionan en la gestión de tu negocio.
Algo que, como decíamos al inicio de este artículo, va más allá de la mera obligación por parte de la Administración.
Para llevarlo todo bien y hacerlo con constancia, te damos los siguientes consejos de gestión:
- Hazte con un software de facturación y contabilidad. Para hacer más llevadero el conjunto de estas obligaciones surgen los programas de facturación y contabilidad online que en la actualidad causan furor entre autónomos y pymes dejando atrás el tradicional talonario de facturas. La automatización de estos sistemas facilita la labor de registro de la información contable y evita errores más habituales en la contabilidad manual.
Cuenta con un asesor contable y fiscal. Si realmente le otorgas la importancia que tiene a la gestión contable y fiscal de tu negocio, es primordial que contrates un servicio de asesoría con el que cumplir de forma escrupulosa todas estas obligaciones. Si prefieres olvidarte de todo ello, y dedicar tu tiempo a vender, deja que un especialista de la gestoría fiscal online de Infoautónomos lo haga por ti.
- Registra la información contable en un mismo espacio pero de forma diferenciada, es decir, diferenciando los distintos tipos de documentos contables; esto es, recibos bancarios, facturas, justificantes de pagos.
- Obtén gráficos e informes de forma periódica sobre la información contable paras conocer de forma visual el estado de situación del negocio.
- Presta atención a las novedades en materia contable. Antes de finalizar el ejercicio contable y fiscal, Hacienda suele anunciar cambios en la llevanza de los libros contables. Estos cambios se aplicarán sin problema alguno si empleas un software de facturación y contabilidad y tienes contratado un asesor contable y fiscal.
