En 2016, adiós definitivo al Libro de Visitas físico
Desde el 12 de septiembre de 2016 el Libro de Visitas, en el que los Inspectores de Trabajo anotaban las diligencias que encontraban en su visita a la empresa dejó de ser obligatorio para los autónomos y emprendedores, lo que supuso su completa eliminación.
Con el adios definitivo al Libro de Visitas, publicado en el BOE, la responsabilidad de documentar las actuaciones de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social recae en los inspectores que extenderán diligencia según la orden, a través de medios electrónicos con los que dejan constancia del trámite en las propias oficinas de Inspección.
El contenido de la diligencia incluye todo lo relacionado con la visita de la Inspección: las materias o aspectos sometidos a examen y las incidencias que pudiera haber. Las diligencias deberán ser conservadas por la empresa durante un plazo de cinco años y estar a disposición de la Inspección.
Además, la orden del Ministerio también insta a la conservación de las diligencias realizadas los Libros de Visitas, electrónicos o en papel, anteriores a la entrada en vigor de la norma también durante cinco años.
La desaparición del tradicional Libro de Visitas, que se remonta a la creación de la Inspección de Trabajo hace más de un siglo, supuso una importante reducción de cargas administrativas y según el Ministerio de Empleo un ahorro de 700 millones de euros.
Novedades en 2015 en el Libro de Visitas: suspensión del formato papel
La Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, eliminó la obligación de las empresas de adquirir el libro de visitas, ya que las diligencias de la inspección pasaron a hacerlas en un documento que lleva ya el propio inspector.
Hasta julio de 2015, los autónomos y pymes estábamos obligados a disponer de un libro de visitas en nuestro centro de trabajo, tuviéramos o no trabajadores a nuestro cargo.
Era necesario tener uno por cada centro de trabajo e incluso uno para el domicilio del autónomo si trabajaba desde casa.
Dichos libros debían estar convenientemente registrados ante la inspección de trabajo y debían ser conservados durante toda la vida del negocio.
La aprobación de la Ley 23/2015, de 21 de julio, relativa a la nueva Ley Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, supuso la esperada desaparición de los libros de visita físicos con objeto de reducir la carga administrativa que supone comenzar un negocio en nuestro país.
A partir de ese momento los inspectores de trabajo preparaban un escrito por cada inspección que realicen, el cual deberían remitir a los autónomos y pymes que inspeccionaran preferentemente mediante medios electrónicos o bien mediante un documento autocopiativo, del que entregará copia a la empresa..
Esta novedad se aplicó para todos los centros de trabajo creados a partir de la aprobación de dicha normativa, que ya no debíann adquirir un nuevo libro de visitas.
Ahora bien, las pymes y autónomos que ya disponían de libros de visita debían mantenerlos mientras no se dispusiera lo contrario ya que las diligencias de los inspectores de trabajo se seguirían anotando en los mismos, al no considerarse una carga administrativa adicional.
Preguntas frecuentes sobre el libro de visitas
Hasta julio de 2015, las preguntas más frecuentes en relación con el libro de visitas eran las aquí relacionadas.
Entendemos que con el nuevo funcionamiento de la inspección de trabajo cambian completamente estas cuestiones y se reducen las obligaciones pero, dado que es obligatorio durante cinco años las diligencias de los Libros de Visitas con anterioridad a la norma que regula su desaparición, por ahora hemos preferido mantener estas preguntas y respuestas ya que algunas obligaciones, aunque adaptadas al nuevo contexto, pueden seguir aplicando.
¿Cómo se registra el libro de visitas?
El libro de visitas se registraba en la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social, en la que se encontraba el centro de trabajo de la empresa.
El jefe de la inspección provincial era el encargado de habilitar el libro de visitas, recogiéndolo en la primera hoja junto con los datos de la empresa propietaria del libro, además de sellar cada uno de sus folios.
Cada folio del libro de visitas disponía de un duplicado, para que cuando los inspectores llevasen a cabo su visita anotaran las diligencias de la misma y pudieran así quedarse con la copia que acreditase que habían realizado la visita y los detalles de la misma.
En caso de agotamiento del libro de visitas debías presentar el anterior como justificante de que se ha agotado, y así poder obtener uno nuevo.
El libro de visitas completado debes conservarlo durante cinco años (contados a partir de que se produce la última diligencia) ya que ante la visita de la inspección pueden solicitártelo.
Si no presentas el libro de visitas al inspector cuando te lo solicite, ya sea porque no dispongas del mismo o porque no lo has conservado durante el periodo establecido, es motivo de infracción.
Además, de acuerdo con una resolución de 11 de abril de 2016, existe obligación de conservar los libros de visitas agotados.
¿Qué sucede si pierdo el Libro de visitas?
En el caso de pérdida del Libro de Visitas o destrucción del mismo debes comunicarlo a la Inspección Provincial de Trabajo mediante una declaración escrita del representante legal de tu empresa alegando el motivo por el cual no presentas el libro, y en un plazo máximo de quince días proveerte de un nuevo libro.
¿Y si mi empresa tiene varios centros de trabajo?
Si tu empresa tiene varios centros de trabajo, estás obligado a tener un Libro de Visitas por cada centro de trabajo.
Tan solo si tu empresa tiene centros de trabajo con permanencia inferior a 30 días con 6 o menos trabajadores, no estás obligado a tener en estos centros el libro de visitas, siendo necesario solo que lo tengas en el centro donde se encuentre el domicilio social de la empresa.
¿Y en caso de que el domicilio social esté en una provincia distinta al centro de trabajo?
En el supuesto de que tu empresa tenga el domicilio social en una provincia y el centro de trabajo esté en otra, será el Jefe de Inspección de la provincia correspondiente a tu centro de trabajo quien habilite o diga donde tiene que estar el Libro de visitas.
Si trabajo desde casa ,¿tengo que tener libro de visitas?
Como persona que realiza una actividad remunerada y por tanto susceptible de que la inspección de trabajo pueda por lo mismo exigirte obligaciones, tanto si tienes trabajadores a tu cargo como si no los tienes como si trabajas desde casa, estás obligado a tener un libro de visitas autorizado por la inspección donde se especifiquen tus datos como trabajador dado de alta en el RETA.
El Libro de visitas electrónico
La Ley de Emprendedores de 2013 anunció la desaparición del libro de visitas físico y su sustitución por el Libro de Visitas Electrónico. Sin embargo su implantación quedó pendiente de la aprobación de un reglamento en orden ministerial y finalmente nunca vio la luz.
Sin embargo el libro de visitas electrónico ya estaba operativo con carácter experimental desde hacía varios años en Galicia, Asturias, Cantabria, La Rioja y Navarra.
El Libro de Visitas Electrónico (LVE) es una aplicación web a la cual puedes acceder desde internet, (por lo que no requiere ningún tipo de instalación en tu equipo) y donde se gestionan y recogen todas las actuaciones que lleve a cabo la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social o bien los técnicos habilitados de las Comunidades Autónomas.
Este LVE sustituye a los libros de visitas tradicionales, pero es necesario que solicites esta sustitución, ya que solo puedes usarlo si expresamente lo solicitas y se te autoriza para ello.
Requisitos para usar el Libro de Visitas Electrónico
Los requisitos que debes cumplir para tener el libro de visitas electrónico son los siguientes:
- Disponer de un equipo que tenga conexión a través de internet a la aplicación del LVE y que disponga de un lector de tarjetas inteligentes (smartcard) de forma que los inspectores o técnicos puedan usar sus tarjetas.
- Además debes instalar en tu equipo los drivers de reconocimiento de certificados electrónicos y el Certificado raíz del Ministerio de Trabajo e Inmigración
Para volver a usar el libro de visitas convencional es necesario dar de baja el LVE, y volver a solicitar el libro de visitas convencional para el centro o centros de trabajo de la empresa.
