Lamentablemente, los días solo tienen 24 horas y las semanas sólo constan de 7 días, pese a que la gran mayoría de los autónomos, emprendedores y PYMES necesitan (o creen que necesitan) más tiempo para llevar a cabo todas las tareas que su negocio demanda.
No obstante, la realización eficaz y con calidad de todas las labores y tareas necesarias para completar objetivos y metas no es exclusivamente cuestión de tiempo y depende de muchos otros factores que están directamente relacionados con la productividad en las empresas.
A lo largo de éste artículo veremos exactamente qué es la productividad y la importancia de aplicar sus principios y técnicas a tu negocio.
Para ello, te vamos a explicar:
- Qué es la productividad: definición de productividad
- La importancia de la productividad para autónomos y pymes
- Gestión del tiempo y productividad
- La productividad personal
- La productividad en las empresas
1. Qué es la productividad: definición de productividad
La productividad es la cantidad de trabajo que se puede realizar en un período de tiempo determinado. Por tanto, la productividad pone en relación los recursos que se invierten y los resultados obtenidos.
El concepto de productividad o rendimiento, estrechamente relacionado con otros conceptos como la eficiencia y la eficacia se basa en la relación producto – insumo (trabajo y/o capital) en un período específico, con el adecuado control de la calidad. Así, la productividad se eleva cuando:
- Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos.
- Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos.
- Se incrementan los productos con los mismos insumos.
2. La importancia de la productividad para autónomos y pymes
En una empresa, la productividad es fundamental para crecer o para aumentar la rentabilidad.
Así, la productividad empresarial es el resultado de las acciones que se deben llevar a cabo para conseguir los objetivos de la empresa y crear un buen ambiente laboral.
La productividad exige una buena gestión de los recursos que se poseen para conseguir que todas las labores desarrolladas dentro de la compañía, desde las que están destinadas a la fabricación o producción del servicio a las que se refieren a los métodos utilizados y a la relación interna de la compañía, sean eficientes.
Finalmente, la productividad suele estar asociada a la eficiencia y al tiempo: cuanto menos tiempo se invierta en lograr el resultado deseado, mayor será el carácter productivo del sistema que utilizamos en nuestra empresa o negocio.
Para lograr una buena productividad empresarial es vital comenzar por una buena gestión empresarial, es decir, las técnicas que se aplican al conjunto de una empresa con el objetivo de mejorar la productividad, la sostenibilidad, la competitividad y para garantizar la viabilidad de la empresa a medio y largo plazo.
Ser capaces de detectar los elementos que no funcionan correctamente, es decir, que no son productivos para la consecución de nuestros objetivos, es fundamental para incrementar la productividad de nuestro negocio.
Cómo influye el aumento de la productividad
El aumento de la productividad tiene, además, muchos beneficios para las empresas, sea cual sea su tamaño o sector de actividad:
- Ayuda a conseguir los objetivos empresariales marcados en mayor grado y con mayor eficacia.
- Supone un gran ahorro de costes, ya que nos permite deshacernos de aquellos elementos innecesarios para la consecución de nuestros objetivos.
- Supone un gran ahorro de tiempo, lo que nos da la posibilidad de realizar un mayor número de tareas en un menor tiempo y, generalmente, con menor esfuerzo. Esto, a la larga, nos permite reservar ese tiempo de más a tareas que permitan hacer crecer nuestro negocio.
- Dota a nuestro negocio de mayor agilidad y, por lo tanto, flexibilidad a la hora de responder a los cambios en las demandas de nuestros clientes o del mercado en general.
3. Gestión del tiempo y productividad
El tiempo es uno de los factores clave a la hora de hablar de productividad.
El tiempo es, de hecho, uno de los factores más relevantes a la hora de hablar de eficiencia y, por ende, de productividad, ya que se trata de uno de los recursos más valiosos de los que disponemos.
Gestionar correctamente el tiempo de ejecución de tareas supone, como ya hemos comentado, un importante ahorro de costes, mayor margen de maniobra y flexibilidad, y mayor capacidad de producción.
Existen diversas técnicas de gestión y optimización del tiempo, como el método GTD (las siglas de Getting Things Done), basado en la idea de que una persona debe liberarse mentalmente de estar pensando en las tareas que tiene pendientes, para concentrarse en las que está realizado y ser más eficaz.
4. La productividad personal
Una de las “ramas” de la productividad que pueden ser de gran interés para tu negocio, en especial si eres emprendedor o freelancer, es la de la productividad personal.
La productividad personal es nuestra capacidad para conseguir, de forma individual, los resultados que buscamos de forma fluida, natural y sin estrés.
La productividad personal nos ayuda a realizar de mejor forma las tareas y acciones que debemos llevar a cabo, gestionando el tiempo y los recursos a nuestro alcance de forma óptima.
Así, al hablar de productividad personal, normalmente nos centramos en la gestión de tareas y en la gestión de proyectos.
La gestión de tareas
Como en la gran mayoría de las actividades, existen tareas rutinarias y tareas o puntuales que necesitan de una dedicación más intensa. Gestionar las tareas que conforman nuestra rutina laboral de forma óptima puede llegar a marcar una gran diferencia.
Así, a la hora de optimizar la forma en que llevamos a cabo nuestras tareas del día a día pasa por jerarquizarlas, establecer prioridades, marcar los tiempos en los que deben ser finalizadas y, finalmente, ejecutarlas de forma ordenada para conseguir la mayor productividad.
La gestión de proyectos
La gestión de proyectos va más allá de optimizar las tareas diarias a las que debemos enfrentarnos.
Si trabajamos por proyectos o con proyectos de forma simultánea que, probablemente, se extiendan de diferente forma en el tiempo y requieran de diferentes grados de esfuerzo y dedicación, deberemos delimitar adecuadamente tanto las tareas como el tiempo y recursos que dedicaremos a cada proyecto.
Otra recomendación a la hora de, por ejemplo, trabajar por proyectos, es su segmentación por fases o estadios, que nos permitan ir completando hitos poco a poco y que el avance de nuestro trabajo sea acumulativo y no disperso.
5. La productividad en las empresas
La productividad en las empresas, por su parte, es la que podemos aplicar al conjunto de nuestro negocio.
Va más allá de las capacidades individuales y se centra en la correcta gestión de todos los elementos y recursos de la empresa, es decir, de los trabajadores, del capital, de los recursos físicos, de los métodos y técnicas de producción, etc, para lograr los objetivos empresariales con mayor eficacia.
Así, la productividad en las empresas hace referencia a lo que antes denominábamos como productividad empresarial (ligada a la gestión empresarial) y requiere del estudio y análisis de todos los elementos que conforman nuestro negocio, para saber en qué medida contribuyen a la consecución de los objetivos empresariales marcados y cómo podemos optimizarlos para conseguir un mayor rendimiento de ellos.
Así, dentro de las organizaciones, tenemos 3 grandes factores que determinan el funcionamiento de las mismas: el trabajo, el capital y otros recursos y los procesos productivos.
Factores influyentes en la productividad empresarial
Las siguientes circunstancias van a determinar la gestión eficiente del negocio:
- La disponibilidad y gestión de recursos
- La gestión del equipo humano:la formación y especialización continua del personal así como el fortalecimiento de un buen clima de trabajo
- El entorno económico (cambios en el sector, estado del mercado, situación de la competencia…)
- Los avances tecnológicos
- El correcto uso de los equipos y de las máquinas
- La inversión en nuevos sistemas y gestores de productividad
A continuación nos centramos en los dos primeros puntos:
Productividad en la gestión de recursos
De forma resumida, gestionar nuestros recursos de forma productiva (bien sean de capital, bienes muebles e inmuebles, consumibles, suministros, etc), requiere un estudio detallado del rendimiento que son capaces de ofrecer para la consecución de nuestros objetivos (ofrecer un servicio, fabricar un producto, etc.).
Productividad en la gestión de equipos
Las personas son un recurso clave en términos de productividad.
A la hora de mejorar el rendimiento de nuestra empresa, debemos centrar una parte significativa de nuestro análisis en potenciar los elementos que, relacionados con este recurso, pueden llevarnos a obtener mejores resultados de una manera más eficiente.
Así, debemos aprender a organizar nuestros equipos de forma eficaz, evaluando las horas de trabajo y habilidades necesarias para realizar determinadas tareas, así como las sinergias y relaciones que se establecen entre los diferentes perfiles de empleados con los que contamos.
Técnicas para aumentar la productividad
Además de los pequeños hábitos o acciones de día a día que nos ayudan a mejorar la productividad, ya sea a nivel personal o dentro de nuestro negocio u organización, y de la gestión óptima de nuestros recursos, existen diferentes técnicas, herramientas y métodos específicos, basados en diversos principios, que desarrollan todo un sistema de acciones y toma de decisiones orientados a mejorar la productividad.
Son, en muchos casos, metodologías ágiles orientadas a las empresas tecnológicas o startups, pero cuyas bases pueden ser aplicadas a cualquier tipo de negocio. Veamos algunas de ellas:
Lean
La filosofía Lean se basa en la eliminación de “desperdicios” en la gestión.
Trata de identificar estos desperdicios, es decir, aquello que nuestro cliente no va a pagar y que puede encarecer nuestro producto o servicio, y eliminarlos, como la sobreproducción o los tiempos de espera.
En el caso de las startups supone posponer el crecimiento de la empresa a la obtención de un producto mínimo viable testado en el mercado.
Kanban
La metodología Kanban sirve para gestionar las tareas de trabajo dentro de una organización o empresa.
Kanban es la aplicación de tarjetas o post-its en el que se marcan las tareas de trabajo, quién las ejecuta y el plazo de tiempo calculado para terminarlo.
Scrum
La metodología Scrum es un marco de trabajo basado en un conjunto de buenas prácticas, que permite trabajar colaborativamente, fijando tareas y objetivos a corto plazo, en sprints a una o dos semanas vista con un sistema de retroalimentación continuo.
Herramientas para aumentar la productividad
Herramamientas de productividad hay tantas como podamos imaginar pero la cantidad no es lo es todo. El éxito en la elección de las herramientas de productividad radica en conocer qué necesidad se debe cubrir. Solo así se sabe que qué tipo de herramienta de productividad es la más conveniente.
Tipos de herramientas para aumentar la productividad
- Herramientas para la gestión de tareas. Como Evernote o Wunderlist.
- Herramientas para la gestión de proyectos. Es el caso de Trello Asana o Redbooth.
- Herramientas para el almacenamiento y la gestión de documentos. Como Dropbox, Google Drive o Lastpass.
- Herramientas de gestión del tiempo. Sesame Time es una de las herramientas de gestión del tiempo más destacadas.
- Herramientas de contabilidad y finanzas. En Infoautónomos disponemos de nuestro propio software de facturación para la gestión de tu contabilidad.
- Herramientas para la comunicación interna y externa como Slack.
