Hábitos prácticos de productividad en la empresa

Ser emprendedor y liderar tu negocio suele conducir a una elevada carga de trabajo ya que supone realizar un rol multitarea al tener que atender a los distintos departamentos o áreas de la empresa y ponerte diferentes “sombreros” dependiendo de con quién y con qué te toque lidiar en cada momento.

Y debes aprender a hacerlo bien porque si por ejemplo trabajas diez horas diarias, se trata de que esas horas sean los más efectivas posibles. Y lo mismo es aplicable si tienes la suerte de conseguir trabajar sólo cinco horas. Para ello, tienes que organizarte bien a ti mismo pero también a tu equipo ya que ser un buen emprendedor supone ser efectivo y liderar a tu equipo para que también lo sea.

Cada empresa y cada persona emprendedora son un mundo, por ejemplo cada uno debe ver en qué momento del día está en su tope de energía y es más eficaz, cuando debe estar con su equipo, cuando puede aislarse del equipo y de la familia o cuando sus clientes demandan la máxima atención.

Pero siempre hay una serie de hábitos para la productividad empresarial aplicables a todo el mundo, en este artículo hemos preparado una checklist o lista de hábitos  que ayudan a mejorar la productividad con objeto de que puedas ver rápidamente si hay alguno nuevo que puedas incorporar a tu manera de trabajar.

Energía y descanso

• Realizar ejercicio físico de manera regular, ya que contribuye a mantener tus fuerzas y tu equilibrio personal.
• Tomarse pequeños descansos entre tareas para desconectar, levantarse de la mesa de trabajo, retomar fuerzas, cerrar un compartimento mental y pasar al siguiente.
• Identificar tu punto álgido diario o pico de energía y productividad, con objeto de aprovecharlo para las tareas más relevantes  o las más difíciles. Para mucha gente será al principio del día, otros a media mañana o incluso algunos lo tienen por la tarde.
• Buscar de vez en cuando momentos de aislamiento y reflexión personal para dedicarlos a pensar con calma y a encontrar nuestra motivación positiva con lo que hacemos, que nos servirá para transmitírsela a los demás.

Planificación y Prioridades

• Trabajar con proyectos con objetivos claros y fechas de entrega concretas.
• Dividir los proyectos en acciones o tareas pequeñas, de 2, 3 o 5 horas de duración ya que granito a granito es como se avanza.
• Priorizar las tareas importantes: para ello hay aprender a clasificar las tareas que realizas entre importantes y no importantes. Después de unos días fijándote en la relevancia de lo que estás haciendo te será más fácil cambiar tus hábitos para que la mayor parte de tu tiempo se concentre en tareas importantes.
• No dejarse avasallar por lo urgente: en este caso debes clasificar las tareas que realizas entre urgentes y no urgentes. No es bueno trabajar sólo en tareas urgentes porque acabarás dejando de lado tareas importantes pero no urgentes como la planificación. Debes encontrar tu equilibrio entre lo importante y lo urgente.  
• Matriz de prioridades: para muchos trabajadores puedes ser de ayuda trabajar un tiempo con una matriz de prioridades, al menos hasta que se consigan interiorizar unos hábitos más productivos.
• Ley de Pareto: esta ley matemática dice que “el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos”.  En consecuencia se trata de ver qué actividades son realmente importantes ya que están concentrando el 80% de tus resultados.
• Proactividad: no esperes a reaccionar ante los acontecimientos, trata de adelantarte y tomar tu propio camino.
• Perfeccionismo: evita el perfeccionismo ya que te llevará a dedicar demasiado tiempo a las cosas. Hay que conseguir alcanzar el punto de eficiencia, donde se cumplen con los estándares de calidad deseados pero sin incurrir en un exceso de dedicación que aporta muy poca mejora.

Gestión y organización de tareas

• Listas de tareas: recopila y actualiza regularmente todas tus tareas pendientes en un único lugar (app, agenda, libreta, email…) y ordénalas, estableciendo tu lista diaria, tu lista semanal e incluso tu lista mensual. No te fíes de tu memoria. Pon fechas de finalización a tus tareas … sin agobiarte.
• Empezar por lo difícil: en general lo más recomendable es empezar el día resolviendo las tareas más complicadas, ya que
• Tareas mínimas: resuelve sobre la marcha las tareas mínimas, por ejemplo las que lleven menos de 3 minutos. Muchas veces es más rápido que anotarlas y planificar cuando las vas a hacer.
• Delega tareas: si dispones de un equipo es importante que lo prepares para delegar en él el máximo de tareas posible. Para conseguir su implicación será necesario que le hagas participar en la fijación de tareas y después que establezcas conjuntamente los objetivos, los procedimientos a seguir, los recursos a emplear, los plazos y las consecuencias.
• Variedad de tareas: la vida profesional es más rica cuando vas alternando tareas. Si siempre haces lo mismo es cuando aparece la parte negativa de la “rutina”.
• Las tareas de una en una: abordar tus tareas individualmente, 100% concentrado,  ese  es el objetivo, hacer muchas cosas a la vez puede suponer no hacer bien ninguna de ellas.
• Concentración de tareas similares: concentra en un día o mañana las llamadas o visitas de la semana. O la respuesta a email o gestión de redes sociales en dos veces a lo largo del día, por ejemplo a primera y última hora, evitando tener abiertos todo el rato el correo electrónico y las redes sociales.
• Flexibilidad en la agenda: no te estreses demasiado, estimar el tiempo que nos van a llevar las tareas es difícil y casi siempre nos quedamos cortos.
• Tomar notas: una libreta es de gran ayuda para reuniones, visitas o incluso para momentos de pensamiento propio , no te fíes de tu memoria. Incluso algunos emprendedores llegan a utilizar una libreta distinta para cada área de negocio.
• Orden: utiliza carpetas en el ordenador y en tu mesa, elimina todo el papel que puedas y mantén una sensación de limpieza a tu alrededor. Si un papel lleva más de un par de semanas en tu mesa es necesario hacer algo con él: archivarlo, delegarlo, destruirlo o resolverlo.

Ladrones de tiempo: visitas, teléfono, email y redes sociales

• Aprender a decir que “No”: en ocasiones se nos pedirá que nos ocupemos de nuevos proyectos o tareas que nos distrairán de nuestro objetivo, incluso imposibilitando que podamos alcanzarlo. Así que tendremos que aprender a “defendernos”, con diplomacia y aportando motivos de peso.
• Desconexión: en tareas largas que requieren concentración exclusiva, desconecta todo: email, tlf, whatsapp, redes sociales. Incluso si es necesario para protegerte de visitas o interrupciones de personas que llaman a tu despacho, cambia de lugar de trabajo para aislarte.
• Protegerse de la sobreinformación de la red: internet te ofrece miles de artículos, contenidos y videos que te pueden interesar, el problema es que los puedes detectar en cualquier momento, así que si detectas algo, anótalo en una lista de cosas por mirar a la que dedicar un tiempo de vez en cuando, pero no interrumpas lo que estabas haciendo.

Equipo y reuniones

• Reducir el número de reuniones: conviene que se celebre el mínimo imprescindible y que sean lo más concretas y rápidas que sea posible.
• Preparar las reuniones: conviene preparar un guión u orden del día que distribuir anticipadamente a los asistentes.
• Control del tiempo en reuniones: hay que tratar de centrar la mayor parte de la reunión en lo importante y controlar las intervenciones, fomentando que hablen todos.
• Conclusiones de reuniones: es conveniente levantar algún tipo de acta o de conclusiones en las que se estipulen las tareas y acciones derivadas de la reunión.
• Metodología Kanban: supone organizarse en base a proyectos y un  tablón de tareas, con reuniones rápidas en las que todo el mundo explica semanalmente a los demás lo que está haciendo en tres  minutos.
• Formación: es importante que tu equipo esté adecuadamente preparado en gestión de la productividad y que todos los miembros utilicen una metodología coordinada.

Tecnología

• Equipo adecuado a tu tarea: si trabajas con un ordenador, éste constituye tu herramienta fundamental, por eso es importante que sepas sacarle el máximo partido, aprendiendo a manejar el software que sea necesario y los trucos y controles rápidos que te permiten ahorrar tiempo. En este sentido los nativos digitales lo tienen más fácil pero si no es tu caso, debes esforzarte por adaptarte para no quedar fuera de juego.
• Herramientas y aplicaciones: la nube nos ofrece diversas soluciones multidispositivo que nos ayudan a aplicar muchas de las tareas organizativas vistas aquí.