Hace una semana hablábamos sobre varias herramientas de gestión de proyectos, qué utilidad tenían y qué necesidades nos cubrían a la hora de gestionar tareas o grandes proyectos.
Hoy vamos a hablar sobre herramientas de gestión del tiempo. Es decir, aplicaciones que nos van a ayudar, en general, a saber cuánto tiempo le dedicamos a las diversas tareas que solemos tener diariamente.
Así será más fácil para la empresa conocer qué tareas hacemos de una forma más rápida, cuáles nos ocupan más tiempo, etc.
Qué es la gestión del tiempo en el trabajo
La gestión del tiempo es el reparto adecuado del tiempo de trabajo de una persona para que utilice dicho tiempo dedicado a diferentes tareas de la forma más eficiente posible.
A partir de esta definición vamos ver herramientas o aplicaciones que son muy útiles para llevar a cabo una gestión del tiempo eficiente en el trabajo.
Cuáles son las herramientas de gestión del tiempo
1. Harvest
Si necesitas una herramienta para saber exactamente el tiempo que te lleva a tí o a cualquiera de tus empleados completar una tarea, esta es tu herramienta. Y si además eres freelance y trabajas con diferentes clientes, deberías plantearte su uso.
Con Harvest, básicamente, podrás gestionar el tiempo que tardas en llevar a cabo una tarea. ¿Por qué? Porque cuando terminas una tarea, Harvest, automáticamente, te genera una factura que podrás entregar a tu cliente con el registro de las horas que has dedicado a una tarea.
Si, por otro lado, quieres conocer un poco más en profundidad cuáles son las tareas más importantes para tus empleados, en cuáles tienen más dificultades, ya sea por la tecnología actual o por otra causa, Harvest puede ser un gran aliado.
Pero vamos, que el uso de esta herramienta no inutiliza a otras como las que hemos colocado más arriba, léase Trello o Asana, ya que se integra perfectamente con ellas. Así, podrás gestionar tus proyectos, organizar tus tareas y además, saber el tiempo que le dedicas a cada una de ellas.
Tiene una versión de pago y una gratuita, pero si no trabajas con más de 4 clientes simultáneamente o 2 proyectos a la vez, te valdrá. Igualmente, la versión de pago cuesta unos 10€ al mes.
Lo mejor de Harvest:
- Puedes saber el tiempo exacto que le dedicas a cada tarea.
- Puedes entregar facturas con el tiempo exacto que le has dedicado al proyecto.
- Te permite descubrir las tareas más importantes y aquellas en las que tienes dificultades.
Lo peor de Harvest:
- Puede llegar a ser usada como una herramienta para el control del personal, en el sentido más estricto. No es el objetivo de la herramienta, pero deja abierta esa posibilidad.
2. Sesame
Aquí tenemos una herramienta española, más concretamente, valenciana, que te va a permitir gestionar tu tiempo de trabajo de una manera muy visual y efectiva.
No es una herramienta de gestión de proyectos como tal, ya que su fuerte radica en gestionar el tiempo de trabajo de cada uno de los empleados, así como la gestión de sus vacaciones.
Como ves, vs a poder, entre otras cosas, fichar en tu puesto de trabajo para que siempre quede constancia del horario que cumples. Esto es muy recomendable cuando trabajamos desde casa, ya que allí no hay forma de controlar el tiempo que pasamos en nuestro puesto.
Por tanto, vas a poder contabilizar el tiempo que le dedicas a cada una de las tareas cualquiera que sea tu localización geográfica en ese momento.
Lo que pretende Sesame con su herramienta es introducir una política de trabajo diferente, ya que con esta dinámica de fichajes, la flexibilidad laboral está un paso más cerca, aunque somos conscientes de que hay sectores o empresas en los que esta flexibilidad no es posible.
Además, como gestor de una empresa, podrás obtener los horarios y hojas de asistencias de tus empleados en diferentes formatos acorde a la Ley de Trabajo, por lo todo está bien atado en caso de inspección.
Es muy fácil de usar, ya que su interfaz es bastante intuitiva y los menús lo dejan todo muy claro.
Además es posible organizar tus días de vacaciones dentro de la propia aplicación, como podemos ver en esta captura, extraída de uno de sus muchos tutoriales.
Lo mejor de Sesame:
- Gestiona el tiempo que le dedicas a todas las tareas.
- Puedes obtener las hojas de asistencia de tus empleados conforme a la Ley de Trabajo.
- Petición de vacaciones de una forma muy sencilla.
- El uso de su App es simplemente maravilloso. Genial la aplicación.
- Tienes una versión de prueba de 15 días gratis.
- Tiene muchos video tutoriales explicando el uso de la herramienta.
Lo peor de Sesame:
- Es un poco floja en cuanto a gestión de tareas. No es su especialidad realmente.
- No ofrece una versión free.
Rescue Time
Rescue Time es una aplicación que puedes descargarte en tu ordenador (ya tengas un sistema operativo Linux, Windows o Mac), en tu navegador e incluso en tu teléfono móvil.
Con esta aplicación vas a poder saber exactamente en qué has invertido tu tiempo de trabajo, ya que te categoriza las tareas que llevas a cabo y las marca como productivas, neutrales o improductivas. En principio lo hace de forma automática, aunque puedes modificarlo sobre la marcha.
Por ejemplo, si trabajas con redes sociales, Rescue Time va a marcarlas por defecto como elemento improductivo, pero en realidad no lo es, por lo que podrías cambiarlo.
El funcionamiento es simple: descargas la aplicación, la instalas, la vinculas con la cuenta que has creado en su página web, y comenzará a medir.
Una vez dentro, deberíamos configurar qué campos de trabajo van a ser productivos o improductivos para nuestro día a día:
Cuando hayas ido trabajando con la herramienta, podrás modificar la categoría de las webs o aplicaciones que hayas estado usando:
Además, puedes marcarte metas, como pasar un determinado tiempo en tareas de una determinada categoría o no llegar a cierto tiempo invertido en tareas improductivas.
Y no te preocupes, te da la oportunidad de que programes las horas y los días en los que la aplicación va a medirte el tiempo de trabajo. Yo lo tengo puesto de lunes a viernes de 8 de la mañana a 3 de la tarde.
Sí, he estado usando Rescue Time, la tengo solamente en mi ordenador, y aquí está lo primero que ves cuando entras en ella:
¡El día 15 de mayo fui bastante productivo!
Lo bueno de la herramienta es que te ofrece informes con las estadísticas de tiempo de trabajo, lo que viene muy bien si necesitas conocer qué le ha llevado más tiempo a tus empleados.
Obviando la parte de control que puede no gustar tanto, esta herramienta nos puede servir para conocer qué hacen tus empleados y en qué invierten más o menos tiempo; información muy importante para los gestores de empresas.
Lo mejor de Rescue Time:
- Informes de la inversión del tiempo diario, semanal o mensual.
- Disgregación de las diferentes aplicaciones o webs en categorías.
- Puntuación global basada en la productividad general del empleado.
- Posibilidad de bloqueo de webs o aplicaciones que sean muy improductivas. Eso sí, es una utilidad de pago.
- Programación de días y horas en las que la aplicación medirá tu tiempo de trabajo.
- Su versión gratuita es muy completa. Es con la que he trabajado y merece la pena.
Lo peor de Rescue Time:
- Nos encontramos con una aplicación totalmente en inglés. Puede resultar tedioso para quien no se maneje del todo bien.
- De partida, las categorías son muy generales, aunque luego puedes trabajar en ellas. Aunque me costó darme cuenta de dónde estaba la opción.
¿Utilizas alguna de estas herramientas o alguna otra que nos hayamos podido dejar en el tintero? Nos gustaría conocer tu opinión al respecto de las mismas.
