La gestión de facturas es uno de los pilares básicos sobre los que se sustenta un negocio.
No hay que ser especialista contable para saber que el control exhaustivo de los procesos de emisión, recepción, gestión, cobro y/o pago de facturas permite optimizar las relaciones de la empresa o del autónomo con clientes y proveedores y a su vez asegurarte la salud económica de la actividad.
Y no solo eso.
El control de la facturación contribuye también a mejorar el cumplimiento de las no pocas obligaciones contables y fiscales a los que, como titular de una actividad económica, has de enfrentarte.
Por todo ello, conviene hacer de la eficiencia, el control y el ahorro los principales objetivos de la gestión de tus facturas. Veamos las claves para conseguirlo:
1. Conoce las obligaciones de facturación
Antes que nada es importante que conozcas las normas básicas del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre).
Este y tu asesoría fiscal son tus principales recursos para consultar todo lo relacionado con las obligaciones de facturación como por ejemplo, los plazos de expedición y envío de facturas, el contenido básico que deben incluir o el tiempo de conservación.
Créenos cuando te decimos que la de facturación es una labor con innumerables implicaciones en el conjunto de la gestión del negocio.
2. La numeración de las facturas, a rajatabla
Si hay una obligación de gran trascendencia en la gestión de facturas esa es la de numeración, un aspecto clave si te preguntas cómo facturar.
Todas las facturas tienen número, y en su caso serie.
El número de cada factura ha de ser único en el año fiscal, correlativo y coherente con la fecha de emisión de la factura.
Si este aspecto básico no lo tienes claro estás perdido.
Eso sí, como más adelante veremos, el automatismo que ofrecen las soluciones tecnológicas facilitan en gran medida la labor de numeración de facturas.
3. Créate una rutina para la gestión de facturas
Sabemos que la gestión del negocio requiere tiempo pero si emites y recibes facturas sin control corres el riesgo de que alguna se te quede en el tintero y si esto pasa, una de dos: o no realizas la gestión de cobro, o no realizas la gestión de pago; dos posibilidades que te puedes ocasionar más de un quebradero de cabeza.
Por ello, es fundamental que establezcas rutinas de facturación en días concretos del mes.
Así no olvidarás registrar la factura de aquella mesa que compraste para la oficina y que luego te deducirás como gasto o de emitir en bloque las facturas a tus clientes.
La planificación es clave.
4. Los libros contables al día
¿Crees que con planificar los pagos y cobros de facturas está todo hecho? Error.
Al tiempo que realizas todo esto has de gestionar los libros contables, los mismos que registran tus ingresos y gastos, tus facturas emitidas y recibidas.
La gestión continua de estos libros no es mero capricho ya que constituyen la base de información para enfrentarte a la presentación de las declaraciones trimestrales y anuales de impuestos y para comprobar la correlación entre ambas.
Y si lo hace una asesoría fiscal online mejor. Así te asegurarás el trabajo bien hecho.
5. Las bondades de la tecnología en la gestión de facturas
Mencionábamos antes la importancia de los automatismos en el control de las facturas.
Y es que la facturación viene experimentando un proceso de digitalización que se produce en paralelo con la digitalización de la fiscalidad.
La transformación digital de la gestión del negocio se apoyan en soluciones tecnológicas que aportan ahorro, control y eficiencia.
En el caso concreto del ámbito de la facturación, el formato excel se ha quedado obsoleto.
Las aplicaciones y los softwares de facturación online así como los ERP han simplificado los procesos de gestión hasta el punto que ya no supone tanta pérdida de tiempo.
No has de olvidar que tienes la obligación de conservar las facturas durante cuatro años.
La digitalización de la gestión documental ha borrado del imaginario empresarial los despachos repletos de archivadores empolvados a los que recurrir ante la consulta de una factura o una inspección tributaria.
Con la tecnología en la nube puedes acceder a tus facturas a golpe de clic sin importar si te encuentras en tu vivienda habitual o en un recóndito lugar de vacaciones. Sólo te hace falta conexión a Internet.
6. Cuenta con la inestimable ayuda de un asesor
Debes tener muy claro que la gestión de las facturas y de la contabilidad y la gestión de impuestos son ámbitos estrechamente relacionados pero diferenciados entre sí.
La información que vierten esas facturas es la que tu asesoría va a emplear para presentar tus impuestos.
La gestión de la fiscalidad es una tarea que sin el servicio experto de una asesoría se te puede hacer cuesta arriba.
Y eso no es lo peor. Cometer un fallo puede costarte una sanción tributaria.
Por eso, no lo dudes. Aúna las mejores soluciones para la gestión de tu facturación y la gestión de tus impuestos.
Los clientes del Plan Autónomo Básico de la asesoría online de Infoautónomos ya cuentan con una aplicación web de facturación y el apoyo de su asesor para cumplir con sus obligaciones fiscales.
7. Pon el foco en las facturas pendientes de pago
La morosidad es uno probablemente el principales lastre del autónomo y el motivo por los que muchos negocios terminan echando el cierre.
La Ley de Morosidad establece un periodo máximo de X días para el cobro de facturas y tú, como principal interesado en el cumplimiento de estos plazos, has de realizar seguimiento y procurar su cumplimiento.
Plantéate el establecimiento de recargos por retraso en el cobro de las facturas.
Es una posible solución para equilibrar la balanza entre facturas pagadas y facturas cobradas.
De la mismas manera que penalizas a quien paga tarde debes premiar lo contrario. ¿Por qué no implantar descuentos por pronto pago?
