En este artículo te vamos a explicar:
- ¿Qué son las cuentas anuales?
- Cuáles son las cuentas anuales
- ¿Por qué son importantes las cuentas anuales?
- ¿Quién está obligado al depósito de cuentas anuales?
- ¿Cómo hacer el depósito de cuentas anuales?
- ¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?
- Documentación a presentar en el Registro Mercantil
- ¿Cuánto cuesta presentar las cuentas anuales?
- ¿Cómo subsanar unas cuentas anuales ya presentadas?
1. ¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son mucho más que simples documentos contables; se trata de la radiografía financiera de una empresa al cierre de cada ejercicio económico.
Revelan el estado financiero y patrimonial de la compañía a la vez que proporcionan información esencial sobre su capacidad de generar recursos durante el período analizado.
Las empresas deben elaborarlas al cierre del ejercicio económico con el objetivo de reflejar su situación financiera y los resultados obtenidos durante el periodo.
Estas cuentas incluyen el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
2. Cuáles son las cuentas anuales
Vamos a profundizar en cada una de las cuentas anuales.
- Balance de situación: este documento muestra la realidad financiera de la empresa en un momento determinado, detallando activos, pasivos y el patrimonio neto. Los activos se clasifican en corrientes y no corrientes, lo mismo que los pasivos, proporcionando así una visión nítida de los recursos y obligaciones tanto a corto como a largo plazo.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: aquí se reflejan los ingresos, gastos y el resultado del ejercicio que puede resultar en beneficio o pérdida. Este estado muestra cómo se ha generado el resultado operativo, financiero y extraordinario. Ofrece una perspectiva del rendimiento operativo de la empresa.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: este estado contable detalla las variaciones en el patrimonio de la empresa a lo largo del ejercicio económico, incluyendo las emisiones y amortizaciones de capital, la distribución de dividendos o las reservas.
- Estado de flujos de efectivo: esencial para entender la evolución de la tesorería durante el ejercicio actual. Se divide en actividades de operación, inversión y financiación. Proporciona una visión clara de la capacidad de la empresa para “generar caja”.
- Memoria: complementa y profundiza la información presentada en los documentos contables anteriores. Incluye detalles sobre las políticas contables de la empresa, los criterios de valoración aplicados y los desgloses adicionales de ciertas partidas. También puede incluir información sobre el contexto económico y los riesgos que ha tenido la empresa durante el periodo.
3. ¿Por qué son importantes las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son fundamentales para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de visibilidad y transparencia en los negocios.
Al depositarse en el Registro Mercantil pasan a estar disponibles para cualquier persona que desee consultarlas.
De esta forma, quedan a disposición de cualquier empresa o persona que vaya a relacionarse con nuestra empresa y quiera antes conocer el estado de nuestra salud financiera.
Por ejemplo, un inversor interesado en reforzar la compañía, un banco al que solicitemos un préstamo, un proveedor o partner con el que vayamos a firmar una alianza estratégica o incluso un gran cliente que quiera verificar si somos una empresa en la que puede confiar.
4. ¿Quién está obligado al depósito de cuentas anuales?
Todas las sociedades mercantiles, incluyendo las sociedades limitadas (S.L.), anónimas (S.A.) y comanditarias por acciones (S. Com. por A.), están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan su domicilio social.
Esta obligación también se aplica a las empresas extranjeras que operen en España.
5. ¿Cómo hacer el depósito de cuentas anuales?
Este procedimiento se realiza en siete pasos.
Paso 1: Preparación de las cuentas anuales
Antes de depositar las cuentas anuales, la empresa debe cerrar su ejercicio contable, que habitualmente finaliza el 31 de diciembre de cada año.
Después, se deben preparar los documentos que componen las cuentas anuales: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
Paso 2: Aprobación por la Junta General de Accionistas
Las cuentas anuales deben ser aprobadas por la Junta General de Accionistas de la empresa.
Este paso es imprescindible. Sin su aprobación las cuentas no podrán ser depositadas.
La ley estipula que la junta debe reunirse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio para aprobar las cuentas. Es decir, se pueden aprobar hasta final de junio de cada año.
Paso 3: Certificación de las cuentas
Una vez aprobadas, se necesita una certificación de las cuentas anuales que incluya un acuerdo de la Junta General.
Esta certificación debe estar firmada por el administrador o administradores de la sociedad. Lo normal es firmarlo en la misma junta.
Paso 4: Cumplimentación de formularios
Para el depósito, también es necesario cumplimentar el formulario oficial del Registro Mercantil que varía según el tipo de sociedad y acompaña a las cuentas anuales e incluye datos adicionales sobre la empresa y su administración.
Paso 5: Presentación electrónica
El depósito de las cuentas debe realizarse de forma electrónica a través de los medios que el Registro Mercantil tiene establecidos.
Es obligatorio que el depósito se realice de forma telemática, utilizando para ello el certificado digital de la empresa o del representante legal.
Paso 6: Pago de tasas
Para completar el depósito de las cuentas anuales se deben abonar las tasas correspondientes.
Paso 7: Subsanación de errores
Por último, si el Registro Mercantil encuentra errores o inconsistencias en la documentación presentada, notificará a la empresa para que subsane estos fallos en un plazo determinado.
¿No estás seguro de cómo realizar y depositar las cuentas anuales?
Utiliza los servicios de una buena asesoría online para pymes, así evitarás el quebradero de cabeza que supone realizar las correcciones de errores que explicamos en el último punto.
6. ¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?
Estas son las fechas clave:
- Hasta el 31 de marzo: elaboración de las cuentas anuales.
- Hasta el 30 de abril: legalización de los libros contables.
- Hasta el 30 de junio: presentación de las cuentas anuales a la Junta General.
- Hasta el 30 de julio: depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, un mes después de la aprobación por parte de la Asamblea General.
7. Documentación a presentar en el Registro Mercantil
La documentación requerida incluye:
- Las cuentas anuales.
- Certificado del acuerdo de la Junta General.
- El informe de gestión y de auditoría (cuando sea aplicable).
- Declaración de información no financiera: si se cumplen ciertos requisitos existe la obligación de presentar una declaración adicional que incluye aspectos medioambientales, sociales y de gestión del personal. Esto suele limitarse a las grandes empresas.
- Declaración de identificación del titular o titulares reales.
8. ¿Cuánto cuesta presentar las cuentas anuales?
El coste de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil varía dependiendo de si incluyen o no informe de auditoría y del número de documentos presentados.
El importe total oscila entre 65 y 85 euros.
9. ¿Cómo subsanar unas cuentas anuales ya presentadas?
Cuando se presentan errores en las cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil, es fundamental subsanarlos adecuadamente para asegurar que los registros reflejen fielmente la realidad económica y financiera de la empresa.
El procedimiento para subsanar estos fallos varía dependiendo de la naturaleza del error.
Subsanación de errores de transcripción
Si es un error de transcripción, donde los datos presentados son incorrectos pero la junta tuvo acceso a la información correcta y aprobó adecuadamente las cuentas:
- Emitir una certificación que detalle el error, la corrección realizada, y que solicite al registrador incorporar esta modificación en el depósito existente.
- Incluir los documentos actualizados con los datos correctos junto con la certificación.
- Se debe hacer una nueva presentación con los documentos corregidos. Esta nueva presentación se archivará en el registro junto con la original.
Subsanación de errores contables
Para corregir errores de naturaleza contable en las cuentas anuales:
- Organizar una nueva Junta General para aprobar las cuentas anuales corregidas.
- Adquirir una certificación revisada que confirme que las nuevas cuentas subsanan los errores previos.
- Acompañar la nueva certificación con todos los documentos financieros actualizados necesarios para el depósito.
- Depositar en el Registro Mercantil tanto la documentación original como la corregida.
El depósito de cuentas anuales es un proceso que requiere de precisión y puntualidad.
Las empresas deben cumplir con esta obligación legal para evitar sanciones y velar por la transparencia financiera de su negocio.
