La eficiencia y productividad dentro de una empresa con varios empleados es complicada de conseguir ya que hay que controlar exhaustivamente qué se está haciendo y cómo.
En este artículo vamos a hablarte sobre herramientas de gestión de proyectos. Aquí vas a encontrar aplicaciones que van a servirte para hacer un seguimiento del trabajo que se está haciendo y cómo se está organizando.
Qué es la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es la aplicación de una planificación, una organización, una ejecución y un control al propósito de alcanzar los objetivos que nos hayamos marcado.
En una empresa es común trabajar por proyectos, por lo que es muy recomendable poner orden. Orden que se suele conseguir gracias a las herramientas de gestión de proyectos, que te permiten controlar el desempeño de todas las actividades, quién está haciendo tareas relacionadas con el proyecto, etc…
Para qué sirven las herramientas de gestión de proyectos
Aunque te lo comentábamos al comienzo del artículo, no viene mal recordarlo: las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar un control y una estructura a los trabajadores para que puedan organizarse eficientemente.
En empresas que trabajan por proyectos, muchas veces el email no es la mejor forma de comunicación, por lo que estas herramientas proporcionan también un gestor de comunicación interno que resulta muy útil para agilizar las conversaciones entre los miembros del equipo.
Herramientas que se utilizan para gestión de proyectos
1. Trello
Una herramienta online básica para la gestión de proyectos de forma colaborativa que utiliza una metodología Kanban de una forma súper visual.
Es posible usar Trello tanto para la gestión de grandes proyectos como para pequeñas tareas personales. Es bastante fácil de usar, con una interfaz muy intuitiva y con funcionalidades drag and drop, que es básicamente esto que ves en el GIF de abajo.
Tu panel de Trello es totalmente personalizable, por lo que puedes añadirle las columnas que consideres oportunas, dependiendo del proyecto. Si es un blog, por ejemplo, una estructura como la del GIF está bien.
Además, como has podido ver, cambiar una tarea de columna es muy fácil.
Cada tarea puede ser asignada a alguna persona (por lo que puedes crear tareas y asignarlas a otra persona) y dentro de cada tarjeta podrás:
- Adjuntar imágenes y archivos (desde Drive, Dropbox o tu propio ordenador)
- Crear listas de subtareas que llevan a completar la tarea.
- Poner una fecha de vencimiento a la tarea.
- Añadirle una descripción a la tarea.
- Poner etiquetas (que deberás organizar) para saber de un vistazo qué prioridad tiene y/o qué tipo de tarea es.
- Añadir comentarios en los que puedes mencionar a un compañero.
Lo mejor de Trello:
- Herramienta súper intuitiva y fácil de usar. Además, de un vistazo puedes ver cómo está yendo tu trabajo.
- La versión gratuita te cubre la inmensa mayoría de las necesidades que genera un gestor de proyectos.
- Es compatible con una gran cantidad de aplicaciones, como Slack, Asana o Harvest.
- Tiene App, y es bastante buena.
Lo peor de Trello:
- Para la gestión de proyectos, un gráfico de Gantt suele ser imprescindible, pero Trello no lo proporciona.
- Llegar a las notificaciones no es lo más intuitivo del mundo. Está en un cuadrito en la parte superior derecha y no es demasiado visible.
- Es complicado buscar tareas específicas.
Por si prefieres ver cómo se crean columnas y tarjetas, aquí te dejamos un GIF sencillito:
2. Asana
Las aplicaciones online de creación de listas de tareas suelen ser muy simples para cumplir con los objetivos de un gran proyecto, pero esto no ocurre con Asana.
Vas a encontrarte con un panel vacío, pero la clave está en que vas a poder crear diferentes equipos (como el equipo de ventas, equipo de contabilidad, etc.) y diferentes proyectos asignados a estos equipos. Y además, vas a poder comprobar en todo momento cómo se encuentra cada proyecto.
Porque sí, Asana cuenta con una barra de progreso de proyectos.
Conforme entras en la herramienta, aparecerás en la página de “My tasks”, donde tendrás un listado de todas las tareas que tienes asignadas junto con el proyecto al que pertenecen. Muy visual y directo.
Tendrás además una página propia para notificaciones llamada “My Inbox”, donde se te mostrará todo aquello que acontezca a las tareas o proyectos en los que estés: alguien te nombra dentro de una tarea, una tarea se termina, etc.
Pero vamos, si te gusta la información más visual, puedes ir a la página “Dashboard”, donde verás el progreso del proyecto en un gráfico que te mostrará las tareas totales y las completadas.
Uno de sus puntos fuertes es el de la comunicación interna, ya que dentro de “Team conversations”, podrás hablar con tu equipo directamente de cualquier cosa sin tener que estar relacionado con una tarea o proyecto en particular. Un chat interno, hablando claro.
Además, en “Team Calendar” vas a poder ver qué andan haciendo los miembros de tu equipo y cómo llevan sus tareas. Como los proyectos se diferencian por colores, es mucho más fácil identificar en qué está trabajando cada uno.
En cuanto a la creación de tableros, es similar a Trello.
Lo mejor de Asana:
- Herramienta súper completa.
- División del trabajo por proyectos. Muy ordenada.
- Útil para equipos grandes con diferentes departamentos.
- La versión gratuita soporta hasta 15 miembros.
- Gráficos de progreso de proyectos.
- Su integración con herramientas como Harvest la hace muy buena para comprobar el tiempo que le dedicamos a cada tarea.
Lo peor de Asana:
- Totalmente en inglés. Habrá quienes no vean problema en esto, pero siempre es una limitación, por pequeña que sea.
- En los comienzos, a veces lleva más tiempo organizar tareas que hacerlas.
3. Redbooth
Conocido anteriormente como Teambox, Redbooth es un gestor de tareas y proyectos colaborativos muy intuitivo y fácil de usar.
Como es posible ver en la imagen, las tareas se agrupan en torno a columnas, como las que hemos visto anteriormente en Trello y Asana. Las tareas tienen una fecha de vencimiento y una etiqueta que nos da a entender la prioridad de cada una de ellas.
Su punto fuerte es la comunicación interna, ya que cada tarea tiene su propio “muro” (por asemejarlo a las redes sociales) para que los diferentes participantes puedan hablar sobre ella. Además, tiene una pestaña llamada “Conversaciones” en la que los miembros de cada proyecto pueden hablar entre sí mediante chats, con la consecuente reducción del uso del correo.
Otro punto a favor es el de poder programar y realizar videollamadas con los demás participantes dentro de la propia herramienta y, además, su buscador de tareas específicas, algo en lo que Trello flaqueaba.
Además, es posible crear notas o documentos en los que podemos trabajar todos de forma colaborativa, estilo Wiki o como lo hacemos normalmente en Google Drive.
Lo mejor de Redbooth:
- La comunicación interna en forma de chats, reduciendo el número de correos y haciendo más cómodas las conversaciones entre miembros del equipo.
- Su diseño limpio e intuitivo, que nos permite saber cómo acceder a cualquier funcionalidad de la herramienta.
- El buscador de tareas. Cuando trabajas en varios proyectos, buscar una tarea específica puede ser muy complicado. Esto lo facilita bastante.
- El poder realizar videollamadas desde la propia herramienta.
- Tiene una versión gratuita que es bastante completa y para pequeños proyectos puede ser suficiente.
- Utilización de diagramas de Gantt para ver cómo va el proyecto.
Lo peor de Redbooth:
- No permite personalizar la herramienta con colores corporativos, logos, etc. No es que sea el acabose, pero le tenemos que sacar punta a todo.
- No permite realizar informes personalizados para diferentes clientes y presupuestos.
- Es posible que la creación de espacios de trabajo resulte conflictiva, pero lo recomendable es crear espacios en función de las tareas, y que los miembros de los departamentos se organicen en función a ellas.
4. Dapulse
Esta herramienta online para gestión de proyectos es la resultante de mezclar uso fácil e intuitivo e interfaz amigable y atractiva.
Podríamos decir que su punto fuerte es la usabilidad. Puedes crear procesos y tareas, asignarlas a diferentes equipos de trabajo y en un panel de control muy simple pero llamativo, podrás ver cómo va todo.
Con Dapulse podrás ver desde quién tiene asignada una tarea determinada hasta el progreso de la misma.
Cuando comienzas un proyecto, creas una lista de tareas que tienes que llevar a cabo. Después puedes añadir columnas, como en las otras herramientas, para saber en qué estado se encuentran esas tareas.
¡Y también puedes añadir una sección de preguntas y respuestas a las tareas!
¿Para qué? Para solventar las dudas que puedan surgir. Imagina que creas una tarea y la asignas a un compañero. Si tiene dudas, habilitando una sección de preguntas y respuestas podrás tener una comunicación directa y resolver las preguntas de tus compañeros.
Lo mejor de Dapulse:
- Herramienta simple, intuitiva, atractiva y fácil de usar. Muy fácil de usar.
- Cuenta con un gran número de tutoriales y webinars diarios para que puedas sacarle todo el partido a Dapulse.
- Añadir una sección de “Preguntas y Respuestas” a las tareas hace que las dudas sobre las mismas se puedan resolver de una forma mucho más rápida.
Lo peor de Dapulse:
- Se queda corta para proyectos grandes.
- Es cara para las funcionalidades que te ofrece, realmente. Y más teniendo en cuenta lo que otros competidores ofrecen en sus versiones free.
- Su aplicación Android no tiene un soporte muy bueno aún.
5. Noysi
Una herramienta que nos ha sorprendido debido a que no la hemos conocido hasta hace realmente poco.
Es una herramienta cuyo principal punto fuerte radica en la comunicación interna. Muchos la catalogan ya como el ‘WhatsApp de las empresas’, ya que sus fundadores tienen la idea de cambiar la forma en la que las empresas se comunican actualmente.
Pretenden implementar un sistema de comunicación instantánea para las empresas, y realmente trae muchas novedades:
- Reduce el correo interno en más de un 50%, ya que se establecen canales, que son conversaciones, en los que podemos estar hablando con un compañero, con un departamento e incluso con toda la empresa.
- Nos proporciona almacenamiento ilimitado de archivos, ya que cuando recibimos un mensaje que contiene un documento adjunto, se nos va a guardar automáticamente en una nube al estilo de Dropbox.
- Adiós a las reuniones, o al menos a un amplio porcentaje de las mismas. Noysi integra un servicio de videollamadas internas, que, en el caso del teletrabajo, van a venirnos la mar de bien. O si trabajamos en proyectos con clientes, claro.
- También cuenta con su propio gestor de tareas. Una ventaja muy fuerte.
Lo mejor de Noysi:
- Todo lo anterior. Son sus ventajas más potentes.
- Tiene un blog en Medium donde explica cómo usar la herramienta y qué novedades hay.
- Sus planes de precios son muy buenos. Tiene un plan gratuito bastante completo. Luego, 4€ por usuario al mes.
Lo peor de Noysi:
- Su uso puede resultar un poco complejo al principio.
