La factura electrónica lleva funcionando bastantes años pero su uso no ha conseguido generalizarse entre las pymes y los autónomos, salvo que actúen como proveedores de determinadas grandes empresas.
Desde enero de 2015 su uso es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública, lo cual está contribuyendo a extender su uso y a proteger a pymes y autónomos de la morosidad.
Y con la Ley Crea y Crece pasará a ser obligatoria en todas las operaciones entre autónomos y empresas.
Lo normal es que los softwares de facturación online incorporen esta funcionalidad de manera automática para que la transición sea sencilla.
En este artículo web te vamos a explicar:
- ¿Qué es la factura electrónica?
- Normativa de la factura electrónica
- Administración pública y actividad privada
- Obligaciones del emisor de una factura electrónica
- Obligaciones del receptor de una factura electrónica
- Ventajas de la facturación electrónica
- ¿Qué formato se debe usar para la factura electrónica?
- Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
1. ¿Que es la factura electrónica?
La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel.
La diferencia únicamente reside en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos.
De esta forma, la factura electrónica se define legalmente como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Desde la aprobación del reglamento de facturación en 2013, no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo.
La gestión informática y el sistema de envío usado en la factura digital permiten garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no se ha alterado (integridad).
La factura electrónica se realiza en dos fases:
- Se crea la factura (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos.
- Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura, si se desea.
2. Normativa de la factura electrónica
La factura electrónica está regulada por la siguiente normativa:
- Reglamento de facturación que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 y que entró en vigor el 1 de Enero de 2013.
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Algunas Comunidades Autónomas ya vienen por su parte legislando sobre sus propias plataformas de facturación electrónica: Cataluña (Ley 10/2011), Comunitat Valenciana (Decreto 87/2010) y La Rioja (Decreto 27/2013).
Novedades 2024: la obligación de la factura electrónica se retrasa
La Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, es la que establece la obligación de la factura electrónica para autónomos y pymes.
Pero su entrada en vigor se está retrasando debido a que se están alargando los plazos de su tramitación.
Aunque el proyecto para desarrollar su reglamento se sacó a audiencia pública en junio de 2023, su tramitación se está retrasando bastante.
Esto también va a retrasar los plazos para su implantación, ya que, solo una vez que se apruebe el reglamento de la facturación electrónica, los autónomos y pymes tendrán que adaptarse a dicha obligación de la siguiente manera:
- Autónomos y empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros: tendrán 1 año para adaptarse a la factura electrónica.
- Autónomos y empresas con una facturación anual inferior a los 8 millones de euros: tendrán 2 años para adaptarse a la factura electrónica.
3. Administración Pública y actividad privada
Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio facturar electrónicamente a todos los organismos de la Administración Pública: Ministerios, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, empresas públicas, etc.
Por ejemplo, si suministras material escolar o productos de limpieza a un colegio público.
Pueden quedar exentas las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros, siempre que la Administración pública pertinente así lo indique reglamentariamente.
También aquellas para las que la Administración pertinente retrase el plazo con objeto de preparar el punto telemático de presentación de facturas electrónicas.
El objetivo de esta novedad es incrementar el control sobre los pagos de la Administración Pública para reducir su morosidad y mejorar la competitividad de sus proveedores, reduciendo los costes y riesgos financieros
Para ello se ha creado un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración, esto es, Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales, en el que los proveedores presentarán y tramitarán las facturas que deberán estar en el formato Facturae 3.2.1., lo cual obliga a trabajar con proveedores de facturación que tengan integrado este formato.
Por ejemplo, FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado.
Por otra parte, hay que destacar que también deben facturar electrónicamente las pymes medianas – grandes que operan en el sector privado, que son aquellas empresas con más de 100 empleados o un volumen anual de operaciones superior a 6.010.121 €. Y que será obligatorio usar este formato con aquellas empresas que lo hayan solicitado expresamente.
4. Obligaciones del emisor de una factura electrónica
Las obligaciones que tiene la persona que hace una factura electrónica son:
- Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
- Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
- Contabilizar la factura.
- Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional. El único requisito de éstos controles de gestión es que deben permitir la creación de una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Pese a que con la nueva normativa ya no es obligatoria la firma digital certificada, se reconoce ésta como garante del origen de la factura y de la integridad de los datos.
De esta forma, los usuarios pueden certificar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas mediante tres vías:
- Mediante una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas o mediante en un certificado reconocido.
- Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
5. Obligaciones del receptor de una factura electrónica
La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones que son:
- Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
- Conservar la factura recibida es su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a la factura ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.
6. Ventajas de la facturación electrónica
La factura electrónica tiene las siguientes ventajas:
- Ahorro de costes.
- Reduce el tiempo de su gestión.
- Mecanización en la contabilidad y la administración.
- Mejora la eficiencia.
- Mayor seguridad que la factura en papel, disminuyendo la probabilidad de falsificación.
- Eliminación de los espacios de almacén de documentos.
- Integración con las aplicaciones internas de la empresa.
- Reducción de costes en papel con respecto a la factura en papel.
- Agilización en las transacciones.
7. ¿Que formato se debe usar para la factura electrónica?
Cuando hablamos de formato de la factura nos referimos al fichero que soporta el contenido legal de la factura.
Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
Los formatos usuados con más frecuencia son:
- PDF: se suele usar cuando el destinario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
- XML: este formato es el que usa la Agencia Tributaria, facturae.
- EDIFACT: se suele usar cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, y el destinario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.
8. Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Como puedo enviar una factura digital firmada?
Existen diversos medios para enviar la factura electrónica una vez que está firmada digitalmente. Algunos de estos medios son por correo electrónico, CD-ROM, mediante un Servicio Web (Web Service), a través de una página web que permita descargarla o también mediante ordenadores que pertenezcan a una misma red y que tengan un programa FTP. Aunque a partir de 2013 ya no será obligatorio que la factura vaya firmada.
¿Es posible facturar electrónicamente tan solo a algunos clientes?
Lo primero a tener en cuenta es que para poder facturar telemáticamente es necesario que el cliente de su consentimiento. A partir de ahí es posible facturar electrónicamente solo a algunos de nuestros clientes. Siendo posible emitir facturas electrónicas y en papel para un mismo cliente en un mismo periodo.
¿Se puede hacer una copia electrónica sin perder la firma digital de la factura original?
Si se hace una copia íntegra de la factura electrónica original se mantiene también la firma digital, sin perjuicio del soporte donde se copie ya sea una base de datos, un CD-ROM, un disco u otro cualquiera.
¿Que requisitos debe cumplir la factura electrónica que expida una empresa extranjera a un cliente español?
Los requisitos son los mismos que las facturas expedidas y remitidas en España, ahora bien, el cliente está obligado a cerciorarse de que la firma electrónica es reconocida legalmente en el caso de haber usado este sistema de autentificación.
¿Es posible expedir facturas fuera de España, en nombre de empresas residentes en España?
Si el tercero o destinatario de expedir la autofactura es no residente en España, pero si lo es en algún país de la Unión Europea o país con instrumento jurídico, puede expedir la factura sin necesidad de permiso de la Agencia Tributaria.
Si es no residente en España, ni en ningún país de la Unión Europea, ni su país tiene instrumentos jurídicos, será necesaria la autorización de la Agencia Tributaria o bien pueden pedir la autorización a instancias de empresarios o profesionales españoles.
