No sé si sólo es una impresión subjetiva mía, pero siempre me ha parecido vislumbrar un cierto complejo de inferioridad en las pequeñas y medianas empresas en cuanto al uso e inversión en tecnología informática se refiere. En la mayor parte de las ocasiones en las que he tenido contacto con ese sector empresarial, el tema del dinero, del coste, era anterior incluso a evaluar si la propuesta podía o no resolver o mejorar sus problemas.
Desde luego, no es que sea obligado invertir bajo cualquier circunstancia, pero siempre tengo en cuenta una reflexión que hace muchos años escuché a una persona, millonaria, por más señas: “sólo los ricos compran barato”. En efecto, a veces resulta más oneroso no tomar la decisión de invertir, que la contraria. ¿Y cómo podríamos conocer la respuesta a semejante cuestión? Pues no es demasiado difícil. Para tener más información al respecto y equivocarse lo menos posible es para lo que se utiliza el concepto de “retorno de la inversión”.
Con esto, quiero dejar bien patente que no es mi intención sugerir la idea de que el único y principal problema de las PYMES, sea el de su desactualización tecnológica, cuando no su más absoluta obsolescencia, pero sí me gustaría que sirviera para animar, promover y empujar a todos aquellos que en momentos de crisis afrontan situaciones complicadas – a veces de mera subsistencia- a que contemplen la posibilidad de que invirtiendo en tecnología, tal vez sea una salida a sus problemas y no un problema más. Y para ilustrar el asunto, me gustaría poner un ejemplo práctico.
En cierta ocasión, hace ya tiempo, tuve la oportunidad de contactar con el propietario de una fábrica de pan, que a su vez, tenía varias panaderías. El número de personas que trabajaban en su empresa, rondaba los 15, entre empleados en la fábrica, en las panaderías y los conductores que despachaban a domicilio.
El problema de este empresario era que, según sus propias palabras, “cada día hago más pan y cada día gano menos dinero y si las cosas continúan así, me veré obligado a cerrar”. El planteamiento, por tanto, era serio y nos pusimos a estudiar la situación. Para ello, nada mejor que seguir el método del proceso de negocio desde el principio y analizar en cada fase los eventos que sucedían. Desde la compra de la harina, hasta que la barra de pan se vendía y el dinero entraba en la caja.
Nos citamos en sus oficinas, situadas en un pueblo, al cual, como Don Quijote, no quiero mencionar para no dar pistas. La primera impresión al entrar en las oficinas ubicadas justo encima de la tahona, era, primero, de una sensación de calor agobiante, casi insoportable y, segundo, de un caos absoluto, pues los albaranes de compra y venta se amontonaban por cientos sin un aparente orden, encima de diferentes sillas, mesas y cualquier objeto que pudiera servir de soporte. Primer problema detectado: falta de disciplina en la contabilidad del negocio.
Para no hacer demasiado tediosa la lectura de estas líneas, haré un resumen de las deficiencias observadas:
- Eran dos hermanos los propietarios, pero sólo uno de ellos se involucraba en el día a día y en los temas de gestión. El otro sólo fabricaba pan.
- La ya mencionada falta de contabilización y el subsiguiente retraso acumulado.
- El desconocimiento de los costes reales de producción (harina, agua, electricidad, mano de obra, impuestos…)
- Desconocimiento total del número de barras fabricadas.
- Falta de control de productos vendidos mediante entregas a domicilio.
- Los repartidores, no estaban sometidos a ningún tipo de control.
- Las ventas “fiadas”, suponían un 50% del volumen total del negocio mensual.
- No había horarios ni rutas preestablecidas de reparto
- El propietario era plenamente consciente de que con los repartidores tenía un grave problema
Sin duda alguna, en esta problemática descrita se estaban mezclando deficiencias de tipo metodológico con aquellas que, una vez implantado un sistema serio y razonable de control y gestión, podrían resolverse con una mínima inversión tecnológica. Me estoy refiriendo, por ejemplo, al uso de terminales por parte de los repartidores, en vez de una libreta con anotaciones manuscritas, que en demasiadas ocasiones, no eran capaces de entender ni ellos mismos.
Hay que recordar, llegados a este punto, que estamos hablando de la propia pervivencia de la empresa y que, deficiencias aparte, era un negocio viable y económicamente rentable si se llevase con un mínimo de control. Con una inversión no excesivamente costosa, se podrían haber conseguido los objetivos.
Lógicamente, siempre que se habla de una inversión y más en este caso, debemos hablar de un rigor en el método. De nada sirve implantar un sistema ERP, por ejemplo, si después se le va a dar el mismo uso que a los albaranes apilados en cajas. Esa sería la primera medida a adoptar, la de crear un método de gestión y de control, de obligado cumplimiento y hacer seguimiento de su ejecución. Como toda empresa que se precie de tener clientes, para acceder a la opción de “entrega a domicilio”, deberían previamente ser identificados y dados de alta en una base de datos al uso, hasta el momento inexistente y no que en realidad, eran los repartidores los únicos que conocían a esas personas, con lo que, de paso, se aseguraban no ser despedidos por el temor del propietario a perder a esos supuestos clientes, alguno de los cuales, como ya hemos dicho, eran sencillamente inventados.
Creo que no es necesario ahondar más en los detalles porque la idea está clara. En algunas ocasiones, las PYMES atraviesan por circunstancias muy adversas, bien por falta de capacidad de gestión, de iniciativa, de adaptación o de inversión en tecnología, o de todas ellas un poco y mezcladas. Y tal vez, luchando contra esa especie de complejo de pensar que “esto es muy complicado” o “eso es para empresas más grandes”, tal vez con un poco más de ambición, los problemas podrían eliminarse o por lo menos, mitigarse.
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