Qué es el saldo deudor y acreedor y cuáles son sus diferencias

Para saber si el saldo de una cuenta es deudor o acreedor, hay que disponer de la información concreta de las entradas y salidas de la entidad.

Esta se obtiene de las columnas del debe y del haber de los libros contables.

Así, mediante una diferencia simple de ambas partes, se podrá determinar cómo están los números y actuar en consecuencia.

Si bien esto es sencillo, suele haber siempre dudas con respecto a qué significa realmente el saldo deudor y el saldo acreedor.

Por esa razón, te vamos a explicar con detalle la definición de cada uno, para qué sirven y las diferencias más destacables entre ambos. También, te pondremos un ejemplo práctico de cómo aplicar estos conceptos:

1. ¿Qué es el saldo en contabilidad?
2. ¿Qué es el saldo deudor y para qué sirve?
3. ¿Qué es el saldo acreedor y para qué sirve?
4. Diferencias entre el saldo deudor y el saldo acreedor
5. Ejemplo práctico: saldo deudor y saldo acreedor

1. ¿Qué es el saldo en contabilidad?

Antes de entrar en materia sobre los términos deudor y acreedor, debemos tener claro qué es el saldo en lo que a contabilidad se refiere.

Así, entendemos por saldo la diferencia que obtenemos al restar el total de egresos de una cuenta a los ingresos de esta, en un asiento contable de partida doble.

En otras palabras, es la diferencia que existe entre el debe y el haber para una cuenta específica y en un período de tiempo determinado.

Asientos contables: la base del saldo

Antes de avanzar, debemos recordar que un registro o asiento contable es un apunte que se realiza en un libro de contabilidad con el propósito de reflejar cada uno de los movimientos económicos.

Cada uno de estos registros se compone de dos anotaciones o columnas: el debe y el haber.

• Debe: es la información que se plasma en el lado izquierdo durante el registro de las llamadas cuentas T. En esta columna se reflejan los aumentos en las cuentas de activo (caja, banco, mercancía, cuentas por cobrar, etc.) y las disminuciones de las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) y patrimonio neto (capital, reservas, etc.). Es decir, abarcatodas aquellas transacciones que supongan un ingreso o un débito (cargos).
  
  

• Haber: se trata de la información que se coloca a la derecha de la cuenta T. Se comporta a la inversa del debe y refleja la disminución de las cuentas de activo y el incremento de las cuentas de pasivo y patrimonio neto. Por lo tanto, abarca todas las transacciones que representen un gasto o crédito (abonos).

Una vez que se registra cada operación en la columna correspondiente de una cuenta concreta, se contabilizan ambas partes y el saldo se obtiene al restar el total del debe menos el del haber.

A partir de este resultado hay tres posibles escenarios:

• Un saldo positivo, que indica que la sumatoria en el debe es superior al haber (saldo deudor).
  
  

• Un saldo negativo a efectos matemáticos, que indica una sumatoria del haber mayor a la del debe (saldo acreedor).
  
  

• Un saldo igual a cero donde se evidencia que el debe es igual al haber o, lo que es lo mismo, que los egresos son iguales a los ingresos (saldo neutro).

2. ¿Qué es el saldo deudor y para qué sirve?

Con base en lo anterior, tenemos que el saldo deudor es la situación contable en la que la suma de las partidas del “debe” es mayor a la del “haber”.

Es decir, cuando ocurren más cargos que abonos en la cuenta que se registra.

El hecho de que la diferencia entre el debe y el haber arroje un saldo deudor sirve para identificar varios escenarios, dependiendo de la situación de la empresa y de la cuenta que se trate.

Los principales son:

• Que los gastos efectuados por la compañía o el autónomo fueron mayores que los ingresos durante el periodo en estudio.
  
  

• Que ocurrió un aumento de los activos frente a una disminución del pasivo.

Recordemos que, en función del tipo de cuenta, un cargo puede indicar un aumento o una disminución y, aunque en ambos casos se asiente en la columna del debe, el significado no sería el mismo.

Por lo tanto, para saber interpretar cada caso es necesario tener claro que:

• Si el cargo ocurre en una cuenta de activo, supone un aumento del valor de ese activo y significa que tuvo lugar una entrada en los bienes o recursos de la empresa.
  
  

• Si el cargo se hace en una cuenta de pasivo, supone una disminución del valor del pasivo y significa que ocurrió el pago total o parcial de una deuda u obligación.

Por definición, las cuentas de activos y gastos han de tener saldo deudor, ya que los bienes y derechos no pueden tener cantidades negativas.

Por lo tanto, este saldo se encarga de corroborar un buen estado de salud financiera de los activos.

Veámoslo desde un punto de vista práctico, suponiendo que se tiene un saldo deudor para la cuenta de activo “Mercancías”.

Esto indica que la empresa realizó una compra de mercancía (un gasto), el activo aumentó y al mismo tiempo alguna otra cuenta disminuyó (de donde se efectuó el pago) para que se cumpliera con el llamado equilibrio contable.

3. ¿Qué es el saldo acreedor y para qué sirve?

Por otra parte, el saldo acreedor es la situación contable en la que la suma de las partidas del “debe” es menor a la del “haber”.

Es decir, cuando se detectan más abonos que cargos en la cuenta que se registra.

En este caso, determinar un saldo acreedor sirve para indicar que existe un buen cash flow o movimiento de efectivo y que los ingresos resultaron mayores que los gastos durante el periodo en estudio, por lo que se cuenta con saldo a favor en la cuenta.

Sin embargo, para determinar con exactitud si el comportamiento es favorable para la empresa, es importante considerar la naturaleza de la cuenta que se está evaluando.

Al igual que en el caso anterior, un abono puede indicar un aumento o una disminución, y en cada escenario el significado será diferente, a pesar de que ambos se asienten en la columna del haber.

Así pues, tenemos que:

• Si la cuenta es un activo, el abono indica su disminución. Esto es debido a que abonar es sinónimo de pagar, lo que supone una salida en los bienes o recursos.
  
  

• Si se trata de una cuenta de pasivo, el abono indica un aumento en su valor, es decir, que se adquieren mayores deudas u obligaciones.

Por ejemplo, si hay un saldo acreedor en la cuenta de pasivo “proveedores”, significa que el proveedor tiene saldo a su favor, porque en la entidad o empresa tiene más facturas pendientes de pago (plasmadas en el haber) que facturas canceladas.

4. Diferencias entre el saldo deudor y el saldo acreedor

Para sintetizar lo visto hasta ahora, podemos establecer que las principales diferencias entre saldo deudor y acreedor son:

• El saldo deudor ocurre cuando el debe es mayor que el haber en un asiento contable.
  
  

• El saldo acreedor se da cuando el haber es mayor que el debe.
  
  

• El saldo deudor se sitúa en la columna del debe, justo debajo de la sumatoria de partidas. Por su parte, el saldo acreedor se coloca en la columna del haber.
  
  

• El saldo deudor suele darse en las cuentas de activos o gastos, mientras que el saldo acreedor es más común en cuentas de pasivo y patrimonio.
  
  

• El saldo acreedor se relaciona con el incremento de los ingresos y el saldo deudor con el aumento de los cargos (dinero que sale).
  
  

• El saldo acreedor aparece cuando los ingresos son mayores que los egresos. Por el contrario, el saldo deudor indica que los egresos o gastos son mayores que los ingresos.
  
  

• El saldo acreedor indica saldo a favor y representa el dinero que el titular de la cuenta tiene disponible en ese momento. Al estar estrechamente ligado con las cuentas de pasivo, significa que el empresario o autónomo tiene cuentas por pagar.

5. Ejemplo práctico: saldo deudor y saldo acreedor

Para dejar un poco más clara la teoría sobre saldo deudor y acreedor, veamos el siguiente ejemplo práctico.

Imaginemos que un autónomo o empresario tiene una tienda de equipos de oficina que ha visto los siguientes movimientos durante el último trimestre del año:

1. Ventas a clientes por 2.150 euros pagadas de inmediato a través del punto de venta.
   
   

2. Tres compras a un proveedor de 1.250 euros, 550 euros y 230 euros, de las cuales decide pagar 1.800 euros mediante una transferencia bancaria.

Al asentar en el libro mayor de cada cuenta generada, se obtendría lo siguiente:

En el caso de la cuenta Proveedor, al ser un pasivo, cada uno de los importes de las compras se asienta por el lado del haber, para un total de 2.030 euros.

Por su parte, el único pago realizado al proveedor como adelanto se coloca en la columna del debe, por lo que el total serían los mismos 1.800 euros.

A simple vista se observa que el debe es menor que el haber y, además, al efectuar la diferencia, el resultado es negativo (-230 euros), por lo que se trata de un saldo acreedor.

Esto significa que el proveedor dispone de 230 euros de saldo a su favor, es decir, que el empresario tiene una cuenta pendiente por pagar por esa cantidad.

Proveedor:

En el caso de la cuenta Banco, que es un activo, tendremos por el debe un importe de 2.150 euros por concepto de las ventas realizadas a los clientes y 1.800 euros asentados en el haber que representan el abono (salida) que se realizó a la deuda con el proveedor.

En este caso, al calcular la diferencia el debe es mayor que el haber y el resultado obtenido es positivo (350 euros).

Por lo tanto, se trata de un saldo deudor.

Banco:

Por último, en el caso de la cuenta Cliente, que es un activo, tendremos los 2.150 euros de las ventas efectuadas tanto en el debe como en el haber, ya que la deuda fue pagada de inmediato y por completo.

Así, el saldo arrojado al realizar la diferencia será igual a cero, es decir un saldo neutro.

Cliente:

En definitiva, una de las formas más efectivas para saber el estado económico de una empresa es determinando el saldo deudor y acreedor.

Y es que, mediante estos dos parámetros contables, es posible saber cuáles son las cuentas que están aumentando o disminuyendo de acuerdo con los movimientos que se realizan.

Después, con base en la información obtenida, podremos tomar las decisiones pertinentes para mantener o mejorar la salud financiera de la organización.

Sin embargo, aunque la determinación de los saldos implica una sustracción simple, es indispensable contar con un registro contable preciso, teniendo en cuenta que cada caso varía según si es una cuenta de activo, pasivo o capital.