Pasos para contratar un trabajador

Antes de continuar te recomendamos, si no lo has hecho ya, que leas en primer lugar nuestro artículo Claves de éxito para contratar a un trabajador, dónde comentamos la necesidad de personal, los costes salariales y la selección de personal.

Si la decisión de contratar ya la tienes tomada, ahora te toca resolver todos los trámites legales que te corresponden como empresario. En este artículo te contamos los cinco pasos que tienes que dar para contratar trabajadores:

Hay dos pasos previos que sólo se aplican en determinadas circunstancias: uno es para los empresarios que nunca hayan contratado personal y otro para trabajadores que nunca hayan sido contratados.

• Inscripción como empresario en la Seguridad Social. Lo primero que deberás hacer será solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social, a través de sus Direcciones Provinciales o de las correspondientes Administraciones, tu inscripción como empresario en el Sistema de la Seguridad Social.
• Afiliación de trabajadores: obtención del número de afiliación a la Seguridad Social para aquellos trabajadores que son contratados por primera vez en su vida.

Y luego hay tres pasos obligatorios en todas las contrataciones:

• Altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores: Estarás obligado a comunicar, dentro de los plazos establecidos al efecto, las altas, las bajas y las variaciones de datos de los trabajadores que vayan a iniciar una actividad laboral a tu servicio o que cesen en la misma.
• Presentación de los contratos en el Servicio Público de Empleo Estatal. Deberás registrar los contratos en el SEPE en un plazo de 10 días desde el alata.
• Pagos de las cotizaciones a la Seguridad Social: Deberás mantener el alta de tus trabajadores en tanto no se extinga la relación laboral y efectuar el ingreso de las cuotas contempladas en las nóminas de los trabajadores.

Veamos estos pasos en detalle:

1. Inscripción del empresario

Lo primero de todo es inscribirte como empresario para obtener tu Código de Cuenta de Cotización.

La inscripción es un acto administrativo que tienes que llevar a cabo en la Tesorería General de la Seguridad Social, por el cual se te asigna como empresario un número para la identificación y el control de tus obligaciones con la Seguridad Social. Dicho número es considerado como primero y principal Código de Cuenta de Cotización, y es al que te vincularán todos aquellos otros que se te puedan asignar como empresario. 

La solicitud se realiza mediante el modelo TA.6

Es importante señalar que como empresario deberás solicitar un Código de Cuenta de Cotización (modelo TA.7) en cada una de las provincias donde ejerzas tus actividades, así como en determinados supuestos en que sea necesario identificar colectivos de trabajadores con peculiaridades de cotización. 

Forma y plazos de comunicar la inscripción:

Deberás solicitar tu inscripción como empresa antes del inicio de actividad, en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a tu domicilio social.

Documentación que debes presentar:

1. Modelo oficial de solicitud.
2. Documento identificativo del titular de la empresa.
3. Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa.

En el momento de solicitar la inscripción, debes hacer constar la entidad gestora y/o la entidad o entidades colaboradoras por las que optas, tanto para la protección de las contingencias de trabajo y enfermedades profesionales como para la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.

Variación de datos y extinción de la empresa:

Como empresario también eres responsable de comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social las variaciones que se puedan producir:

• Cambio de nombre de la persona física o de la denominación de la persona jurídica.
• Cambio de domicilio.
• Cambio de entidad que cubre las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y, en su caso, la prestación económica por incapacidad temporal.
• Cambio de actividad económica.
• Cualquier otra variación que afecte a los datos declarados con anterioridad respecto de la inscripción de la empresa o apertura de Cuenta de Cotización.
• También tendrás que comunicar la extinción de la empresa y/o el cese temporal o definitivo de su actividad.

Tanto las variaciones de datos como la extinción o cese se comunicarán en el modelo TA.7 en el plazo de seis días naturales siguientes a aquel en que se produzcan.

El cambio de entidad que cubra las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y/o, en su caso, la prestación económica por incapacidad temporal se presentará con una antelación de diez días naturales a su efectividad.

Será considerado en situación de baja temporal el empresario o, en su caso, la cuenta de cotización del mismo, respecto de los cuales se hubiera comunicado la baja de todos sus trabajadores sin poner en conocimiento de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma la extinción de la empresa, o el cese en la actividad. Transcurridos doce meses sin demostrar su continuidad, se iniciará expediente de oficio para que, en base a las alegaciones del empresario debidamente justificadas o de los demás hechos acreditados en el mismo, se adopte la resolución que proceda sobre la extinción o el cese, o sobre la continuidad de la empresa.

Si deseas ampliar información sobr este trámite puedes hacerlo en este enlace.

2. Afiliación de los trabajadores a contratar

Al incorporar nuevos trabajadores a tu empresa tienes que saber si están o no afiliados a la Seguridad Social.

La afiliación, si ésta no existiese con anterioridad, es un acto administrativo, que tienes que realizar obligatoriamente como empresario, previo al alta, mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce la condición de incluir, en el Sistema de Seguridad Social, a la persona física que por primera vez realiza una actividad determinante de su inclusión y le asignan un Número de Seguridad Social. Los trabajadores por cuenta ajena cuyo empresario no cumpla con esta obligación, podrán solicitar su afiliación. 

La solicitud de afiliación, en el modelo TA.1, se dirigirá a la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social o Administración de la misma provincia en que esté domiciliada la empresa en que presta servicios el trabajador por cuenta ajena o asimilado, o en la que radique el establecimiento del trabajador autónomo. Visita el siguiente enlace si deseas ampliar información sobre este trámite.

3. Alta, baja y variación de datos de tus trabajadores

Se realizarán mediante la presentación del impreso TA.2/S.

Los autónomos y las pymes con menos de 15 trabajadores contratados deben realizar estos tramites telemáticamente a través del sistema “Red Directo“, pudiendo gestionarlo ellos directamente o a través de un asesor laboral. Este sistema permite realizar rápidamente trámites como las altas, bajas, modificaciones de datos, comunicaciones de altas o bajas médicas, de incapacidad temporal o partes de confirmación.

La solicitud de alta en la Seguridad Social contendrá fundamentalmente los siguientes datos:

• Nombre o razón social del empresario que promueve el alta.
• Código de Cuenta de Cotización del empresario.
• Régimen de Seguridad Social.
• Apellidos y nombre del trabajador.
• Número de Seguridad Social del trabajador.
• DNI
• Domicilio del trabajador.
• Fecha de inicio de la actividad.
• Grupo de cotización.
• Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
• Ocupación (en los supuestos indicados en la Disposición adicional cuarta de la ley 42/2006 de 28 de diciembre de 2006)

La solicitud de baja, por la cual se extingue la relación jurídica con la Seguridad Social, deberá contener los datos relativos a:

• Nombre o razón social del empresario que promueve el baja.
• Código de Cuenta de Cotización del empresario.
• Régimen de Seguridad Social.
• Apellidos y nombre del trabajador.
• Número de Seguridad Social del trabajador.
• DNI.
• Domicilio del trabajador.
• Fecha de cese de la actividad
• Causa de la baja.

También deberás comunicar las variaciones de datos identificativos, domiciliarios o laborales de tus trabajadores.

La solicitud de variación, además de los datos identificativos del trabajador y del empresario, contendrá los datos objeto de modificación, debiendo ser comunicadas, fundamentalmente, aquellas variaciones que afecten a las condiciones laborales:

• Tipo de contrato y coeficiente de jornada laboral.
• Epígrafe de AT y EP.
• Variación de grupo de cotización.
• Fecha de variación.
• Ocupación.

Plazos de presentación:

• Altas: Previo al inicio de la relación laboral hasta 60 días naturales antes
• Bajas y variaciones de datos: 3 días naturales

Toda la información relativa a los trámites de alta, baja y variaciones de datos la encontrarás en este enlace

4. Registro y comunicación del contrato de trabajo.

En un plazo de 10 días, deberás remitir copia del contrato al Servicio de Empleo Público Estatal para su registro.

En 2017 hay vigentes 4 tipos de contratos de trabajo: indefinidos, temporales, formativos y en prácticas. El Real Decreto Ley 16/2013, de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la ocupabilidad de los trabajadores redujo de 42 a los 4 actuales el número de contratos. 

En caso de que los contratos no se formalicen por escrito, el empresario queda igualmente obligado a comunicar en el mismo plazo el contrato efectuado.

Este trámite se podía realizar presencialmente en las diferentes oficinas de empleo de tu comunidad autónoma pero es necesario hacerlo online a traves de la página del SEPE.

5. Ingreso de cuotas de cotización

Además de abonar los salarios, como empresario eres el responsable del ingreso de la cotización propia y de la de tus trabajadores a la Seguridad Social, para lo cual descontarás del salario de tus trabajadores las aportaciones que les correspondan en el momento de su abono. Las cuotas tendrás que ingresarlas dentro del mes siguiente de su devengo.

La presentación de los documentos de cotización para el ingreso de las cuotas se puede realizar en cualquier Entidad Financiera (Bancos, Cajas de Ahorros, Cooperativas de Crédito o Cajas Rurales) autorizada para actuar como Oficina Recaudadora.

Documentación a presentar:

• Relación de liquidación de cotizaciones (RLC)
• Relación nominal de trabajadores (RNT)

Esta documentación se debe presentar telemáticamente a través del sistema Red Directo de la Seguridad Social. Los autónomos y pymes deben comunicar por cada una de sus cuentas de cotización las bases, deducciones y compensaciones de todos sus trabajadores Además han de calcular la cotización total de la cuenta de cotización (totales TC2) y el importe a pagar (total TC1).

En 2014 entró en funcionamiento el Sistema Cret@, la Ley 34/2014, de 26 de diciembre, de medidas en materia de liquidación e ingreso de cuotas de la Seguridad Social, que viene a simplificar el funcionamiento. Ya no es necesario calcular el total de la cotización de los trabajadores ni el resultado de la liquidación, ya que éste cálculo es facilitado mediante un borrador online, que sólo es necesario revisar y confirmar. Vino a sustituir al TC1.

En el caso de empresas con un sólo trabajador en alta en el periodo, deberás cumplimentar el recuadro del boletín de cotización identificado como “TC2 ABREVIADO”. Sólo podrá cumplimentarse si la empresa reúne los requisitos para ello (un sólo trabajador durante el mes objeto de liquidación, sin variaciones en la clave de contrato y epígrafe de AT /EP ).

¿Cuánto debes cotizar?

Las cantidades a ingresar a la Seguridad Social, llamadas cuotas, se calculan aplicando a la base de cotización del trabajador el porcentaje o tipo de cotización que corresponde a cada contingencia protegida. Estas cuotas se reflejan en la nómina mensual de cada trabajador y en los impresos TC1 y TC2.

En nuestra sección de utilidades puedes descargar un modelo de nómina que te servirá de referencia:

Modelo de nómina

Base de cotización

La base de cotización se calcula añadiendo a las retribuciones mensuales que tenga derecho a percibir el trabajador, o que realmente perciba, de ser éstas superiores, la parte proporcional de las pagas extraordinarias y las demás percepciones de vencimiento superior al mensual o que no tengan carácter periódico y se satisfagan en el ejercicio.

Base de cotización, mínimas y máximas

Anualmente se establecen bases de cotización (mensuales o diarias) mínimas y máximas para las distintas contingencias y categorías profesionales de los trabajadores (grupos de cotización). La base de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales también se utiliza para calcular las cotizaciones por Desempleo, Fondo de Garantía Salarial y Formación Profesional.

Tipo de cotización

El Tipo de cotización es el porcentaje que se aplica a las bases de cotización para la obtención de las cuotas de la Seguridad Social. El tipo de cotización se distribuye entre empleador y empleado, salvo las correspondientes a Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales y Fondo de Garantía Salarial, que van a cargo exclusivamente de la empresa. Los tipos de cotización se fijan anualmente por la Ley de Presupuestos Generales del Estado.

Los tipos de cotización vigentes son los siguientes:

Glosario de Términos

• Contingencias comunes y profesionales

Puede entenderse por contingencia el riesgo cuya materialización provoca el estado de necesidad, protegible mediante la prestación de Seguridad Social correspondiente.

Las contingencias comunes son aquéllas que no guardan relación con el desempeño de una actividad laboral, en tanto que las contingencias profesionales se derivan, directa o indirectamente, del trabajo. Así, la enfermedad común y el accidente no laboral se incluyen entre las contingencias comunes, ya que aparecen sin relación alguna con el trabajo. El accidente de trabajo y la enfermedad profesional pertenecen al grupo típico de las contingencias profesionales, por estar asociadas al desempeño de un trabajo o actividad. A partir de la Ley de Igualdad efectiva de mujeres y hombres, también tienen la consideración de contingencias profesionales los riesgos durante el embarazo y durante la lactancia natural, porque su existencia está asociada al desempeño de un puesto de trabajo contreto y, fuera de él, no habría riesgo.

• FOGASA: Fondo de garantía salarial

Organismo Autónomo, dependiente del Ministerio de Trabajo e Inmigración, con personalidad jurídica y capacidad de obrar, que tiene como fines abonar a los trabajadores el importe de los salarios pendientes de pago a causa de insolvencia o concurso de acreedores de los empresarios.

• Accidente de trabajo y enfermedad profesional

Se entiende por accidente de trabajo toda lesión corporal que el trabajador sufra con ocasión o por consecuencia del trabajo que ejecute por cuenta ajena.La enfermedad profesional es toda aquella enfermedad contraída a consecuencia del trabajo ejecutado por cuenta ajena en las actividades especificadas como causantes de la misma en el cuadro de Enfermedades Profesionales aprobado por el Ministerio de Trabajo e Inmigración, y que esté provocada por la acción de los elementos o sustancias que en dicho cuadro se indican para cada enfermedad profesional.