Vamos a conocer los aspectos clave de la gestión de proyectos para autónomos, así como algunas aplicaciones y herramientas que te resultarán muy útiles para organizar tu trabajo.
Primero lo primero: ¿qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es aquella que integra las tareas de planificación, organización, desarrollo y análisis de los recursos que intervienen en un proyecto.
Su finalidad es alcanzar objetivos predefinidos respetando los límites temporales y económicos que se establecen.
Claves de la gestión de proyectos
Gestionar un proyecto no es una tarea puntual, sino una actividad en la que intervienen varios elementos.
Planificación
Es imprescindible en el trabajo autónomo y de ella depende buena parte de los resultados que obtengas.
Planificar te permitirá tener una visión más clara y ahorrarás tiempo en la ejecución, pues ya sabes lo que debes hacer en cada paso.
El nivel de detalle dependerá de la complejidad del proyecto y la experiencia que tengas.
Administración del tiempo
Al no tener horas estrictas de entrada o salida, como sucede en un empleo tradicional, administrar tus horas de trabajo es esencial.
Aunque va de la mano de la planificación, depende mucho más de la disciplina que tengas para hacer lo que corresponda en cada momento.
La procrastinación es el principal enemigo de la gestión de proyectos de un autónomo y hace que dediques días o semanas a una tarea que se realiza en cuestión de horas.
Ejecución y seguimiento
Muchas veces caerás en la trampa de estar siempre planificando, pero sin pasar a la acción.
Esto es un error, pues debes recordar que tus proyectos, sin importar cuáles sean, solo tendrán éxito si los ejecutas, así que una vez tengas un borrador inicial, comienza a realizar las actividades necesarias.
Valoración económica
El dinero es un elemento clave en la gestión, y por eso debes asegurarte de estar trabajando de forma rentable.
Definir lo que gastas en cada proyecto, tus necesidades básicas y tus márgenes de ganancia te ayudarán a hacer presupuestos más realistas y establecer tarifas que se ajusten a tu realidad.
Comunicación con clientes
En el trabajo autónomo o freelance, los protagonistas sois tus clientes y tú.
Por eso asegúrate de mantener una comunicación clara y oportuna, disponer de los canales apropiados y que tu contraparte esté al día en la evolución del proyecto.
Esto influye en gran manera en la percepción que tendrá de ti.
Corrección, repetición, aprendizaje
Como hemos dicho antes, gestionar proyectos no es algo de un solo momento, sino que se perfecciona con la práctica.
En este sentido, es buena idea que dispongas de un histórico con tus actividades, hojas de ruta y resultados.
Esto te ayudará a detectar y corregir errores, optimizar las acciones que mejor te funcionan y, en general, ganar experiencia y tomar decisiones más acertadas.
Algunas herramientas para gestionar tus proyectos
La tecnología se ha puesto de nuestro lado para hacernos la vida más fácil, y hoy en día hay cientos de aplicaciones que pueden ayudarte a tener una gestión de proyectos más eficiente. Te contamos algunas.
- Notion: se trata de una herramienta personalizable que se adapta a los requerimientos y la complejidad de cualquier tipo de proyecto. Va desde listas de comprobación, hasta bases de datos con documentos y archivos multimedia, y tiene una versión web y aplicaciones para iOS, Android y escritorio.
- Trello: es un gestor de proyectos online basado en la metodología Kanban. Consta de un tablero formado por varias columnas divididas en tarjetas que corresponden a una actividad o tarea específica. Se suelen clasificar en las categorías “por hacer”, “haciendo” y “hecho”, y es posible conocer el flujo de trabajo de un vistazo.
- Toggl: una app de herramientas para equipos con funciones similares a las anteriores. Sin embargo, la más destacable es la de seguimiento del tiempo, que te permite sincronizarla con todos tus dispositivos para registrar cuánto dedicas a cada actividad. Así puedes detectar tiempos muertos y establecer metas para ciertas tareas, e incluso usarla como temporizador para la técnica Pomodoro.
- Asana: su punto fuerte es la gestión de proyectos y pone especial énfasis en la división y delegación de actividades. Se pueden crear tantas tareas y subtareas como haga falta, asignarles responsables y añadir fechas límite. También tiene la opción de compartir archivos para así mantener toda la información necesaria en un solo sitio.
- ClickUp: es una plataforma de gestión que viene pisando fuerte por su interfaz sencilla e intuitiva. Tiene tres vistas de proyectos, con una especialmente dedicada a la metodología SCRUM. En cualquiera de ellas se pueden administrar listas, mapas mentales, calendarios y hojas de cálculo, además de importar tareas desde otras aplicaciones.
La gestión de proyectos es una habilidad esencial si eres autónomo o freelance.
Con ella podrás hacer frente a tus responsabilidades de manera más eficiente, lo que termina por reflejarse en la relación con los clientes, tu productividad personal y, por supuesto, tus finanzas.
