Con el paso del tiempo, nos vamos dando cuenta de que tenemos el tiempo justo para todo lo que queremos hacer en el día y que las 24 horas del mismo se nos pueden llegar a quedar cortas.
Por ello, cada vez más, están proliferando muchas herramientas que tienen como objetivo aumentar o mejorar la productividad de nuestra empresa. Probablemente conozcas algunas de las que vamos a enumerar más abajo, pero seguro que descubres otras que vas a querer probar sí o sí.
Estas herramientas posibilitan, además, una gran flexibilidad para la gestión de proyectos, equipos, tareas, etc., lo que nos permite operar en cualquier momento y desde cualquier lugar, dando lugar a una nueva y moderna forma de concebir el trabajo.
Gracias a las herramientas de productividad que vamos a ver a continuación vamos a ser capaces de llevar a cabo una óptima gestión del tiempo y las tareas en nuestro negocio, por lo que nuestra productividad va a aumentar.
Demasiadas herramientas de productividad. ¿Cuál escoger?
Evidentemente, hay muchísimas herramientas de productividad, todas ellas con sus pros y sus contras, que deberás evaluar para ver cuál o cuáles de ellas se adaptan mejor a tu actividad.
Lo realmente importante antes de elegir alguna de ellas es que sepas dónde te hace falta esa ayuda. ¿Planificación y ejecución de tareas? ¿Seguimiento de proyectos? ¿Gestión del tiempo dedicado a una tarea?
Si no somos capaces de saber qué necesidades puede cubrirnos una herramienta, probablemente no elijamos la adecuada, restándonos finalmente productividad y eficacia, justo lo contrario a lo que queremos.
Herramientas para la productividad del autónomo y la pyme
Hemos realizado una selección de herramientas de productividad y aplicaciones que te van a ayudar a ahorrar tiempo y esfuerzo en las tareas del día a día y a tener todo bajo control.
Las vamos a dividir en las siguientes categorías, para que te sea más fácil encontrarlas:
- Herramientas para la gestión de tareas.
- Herramientas para la gestión de proyectos.
- Herramientas para el almacenamiento y la gestión de documentos.
- Herramientas de gestión del tiempo.
- Herramientas de contabilidad y finanzas.
- Herramientas para la comunicación interna y externa.
Herramientas para la gestión de tareas
Evernote
Una de las herramientas de productividad y gestión de tareas por excelencia y más completa del mercado. Evernote permite anotar todo lo que necesitamos para gestionar nuestro negocio de forma online.
Es un cuaderno de notas online, que nos permitirá realizar muchas tareas comunes pero, también, otras más avanzadas que marcan la diferencia, como:
- Crear notas de texto, audio, voz e imágenes.
- Organizar notas por libretas y etiquetas.
- Realizar búsquedas para acceder rápidamente a la información.
- Enviar notas por correo electrónico o compartir en las redes sociales.
- Guardar contenido que nos vayamos encontrando mientras navegamos por la web.
- Trabajar en equipo.
Eso sí, su aplicación para móvil es sencillamente genial.
Wunderlist
Si eres un fanático de realizar listas de tareas, Wunderlist es una herramienta que te va a encantar.
Es una sencilla aplicación, basada en el sistema GTD (Get Things Done), que te permite crear listas de tareas y jerarquizar la importancia de cada una de ellas.
Está disponible en Mac OS X, iOS, Android y Windows y permite la posibilidad de sincronizar otras aplicaciones asociadas a la misma cuenta.
Herramientas para la gestión de proyectos
Trello
Trello es una aplicación online que es básica para la gestión de proyectos. Utiliza la metodología Kanban de una forma muy visual, intuitiva y colaborativa.
Tiene una funcionalidad drag & drop, lo que permite coger una tarea o una columna y moverla u ordenarla como queramos. Dejamos un GIF explicativo de esto que acabamos de contar:
Podemos crear una tarea, añadir una descripción, darle una prioridad gracias a las etiquetas y asignarla a quien queramos, además de poner una fecha tope. La estructura de cada panel es totalmente personalizable, pero es recomendable usar una estructura en función del estado de las tareas.
Podio
La herramienta Podio es uno de los gestores de proyectos más completos que existen en la actualidad. Realmente no es solo una herramienta de gestión de proyectos, sino que aúna varias funcionalidades extra.
Es tan completa que se considera una red social con un sistema de gestión de proyectos incorporado. Esta herramienta te permite gestionar:
- Una lista de tus tareas, tanto recurrentes como puntuales.
- Integración con otras herramientas como pueden ser Google Drive, Dropbox o Evernote.
- Comounicación interna con los compañeros gracias a un chat interno.
Dapulse
Uso intuitivo y una bonita interfaz. Eso es lo que caracteriza a la herramienta DaPulse. Además de crear y asignar tareas a los diferentes miembros del equipo podrás ver de un simple vistazo cuál es el progreso de cada una de ellas.
Esas tareas se conforman en torno a columnas, que, como vemos en la imagen de abajo, son los diferentes departamentos de una empresa.
Lo más llamativo de esta herramienta es la posibilidad de añadir una sección de preguntas y respuestas a las tareas. Esto es, dentro de cada tarea, la persona asignada podrá preguntar aquello en lo que le surjan dudas para que otros miembros puedan resolverlas.
Asana
Es la aplicación líder en el mercado orientada al trabajo colaborativo.
Si trabajas en un proyecto con varios colaboradores, Asana, que dispone tanto versión web cómo móvil, está especialmente diseñada para mejorar la forma en que los equipos se comunican y colaboran entre sí y permite la creación de listas de tareas y calendarios que se comparten en tiempo real con el equipo de trabajo.
De hecho, puedes crear equipos diferentes que trabajarán en sus propios proyectos, por lo que todo queda mucho más limpio.
Se trata de una manera muy rápida de estar en contacto con todo tu equipo sin necesidad de trabajar de forma presencial y acepta hasta 15 miembros.
Redbooth
Muy intuitiva y fácil de usar. Así podríamos definir a Redbooth. Tiene un funcionamiento parecido a Trello, con tareas puestas en columnas, pudiendo moverse de una a otra.
Su fuerte es la comunicación interna, muy fácil dentro de cada tarea y en una sección llamada «Conversaciones» dentro de cada espacio de trabajo (panel para un proyecto específico).
Es posible adjuntar archivos que se guardarán automáticamente en una carpeta compartida con los demás miembros del espacio de trabajo. Además, cada tarea se podrá asignar a varias personas, crear subtareas, poner fecha de vencimiento, etc.
También es posible ver informes sobre la carga de trabajo que tiene cada trabajador.
Noysi
Noysi es una herramienta que apuesta, sobre todo, por la gestión de proyectos apoyada en una comunicación interna diferente. «El WhatsApp de las empresas», la han llegado a catalogar.
Además de traer un gestor de tareas, da la posibilidad de realizar videollamadas dentro de la aplicación y tiene un servicio de mensajería instantánea para los miembros del equipo. Algo que aliviará sin duda la bandeja de entrada de tu correo.
Basecamp
Basecamp es otra de las grandes herramientas de gestión de proyectos colaborativos.
Es, seguramente, la más sencilla e intuitiva, con un interfaz visual que permite revisar discusiones, tareas y ficheros rápidamente.
Incluye, además, también un time-line y un calendario y posibilita responder a las discusiones desde el propio email sin necesidad de acceder al sistema.
Herramientas de almacenamiento y gestión de documentos
Dropbox
Dropbox es el sistema de almacenamiento de archivos en la nube por excelencia.
Además de servirnos como copia de seguridad de los mismos, nos permite sincronizar entre varios dispositivos, para poder acceder a ellos desde cualquier momento y lugar.
Se trata de una herramienta que podemos integrar al 100% en nuestro sistema operativo y que, además, nos permite crear carpetas compartidas con otros usuarios.
Google Drive
Google Drive fue considerado el hermano pequeño de Dropbox, sobre todo por su tasa de adopción, pero realmente a dia de hoy podemos decir que es un competidor muy poderoso.
Lo mejor de Google Drive, aparte del almacenamiento de documentos en la nube, es su integración con otras herramientas de la Suite de Google, como son Google Docs, Google Calendar y Gmail.
WeTransfer
WeTransfer es una plataforma online de almacenamiento en nube que permite cargar y descargar archivos de gran tamaño. La gran ventaja de esta herramienta es que puedes usar el servicio sin tener la necesidad de crear una cuenta o instalar ningún software.
Simplemente cargas el archivo, introduces la dirección de correo a la que quieras enviarlo y tu email como remitente. Sin más. Ya se encarga WeTransfer de avisarte cuando el remitente haya descargado el archivo.
CamScanner
Gracias a CamScanner puedes usar la cámara del móvil para escanear todos los documentos que desees y compartirlos después por correo electrónico, SMS o subirlos a la nube (Dropbox o Google Drive).
También puedes optar por convertirlos en documentos PDF. Se trata de una herramienta muy útil cuando necesitas digitalizar documentación de forma instantánea y compartirla con tu equipo o enviarla a un cliente o proveedor.
LastPass
Esta es una herramienta de almacenamiento, pero de contraseñas. Lo único que debes hacer es recordar la contraseña de tu cuenta, porque dentro de ella estarán guardadas las que vayas añadiendo. También puedes activar la autenticación en dos pasos a través de Google Authenticator.
Para que su funcionamiento sea completo, hay que instalar una extensión que reconocerá la web en la que te encuentras para autocompletar el usuario y contraseña en caso de que haya que hacer un inicio de sesión.
También es posible compartir las contraseñas con otras personas.
Herramientas de gestión del tiempo
Sesame Time
El fuerte de Sesame radica en que puedes saber si tus trabajadores o compañeros están trabajando y apuntar las horas semanales y mensuales laborales.
Digamos que te permite fichar cuando entras y sales de tu puesto de trabajo, además de gestionar las vacaciones de los miembros del equipo.
También ofrece la posibilidad de crear proyectos y tareas, contabilizando el tiempo que se le dedica a cada una de ellas.
Rescue Time
Rescue Time es una aplicación que puedes descargar e instalar en tu ordenador o en tu teléfono móvil.
Lo importante de esta aplicación es categorizar todas tus tareas en acciones muy productivas, productivas, neutras o poco productivas.
Por ejemplo, si trabajas con redes sociales, Rescue Time va a marcar esta actividad como improductiva, por lo que deberías configurar esta actividad como productiva para que la aplicación la considere tiempo de trabajo productivo.
La herramienta te ofrece estadísticas diarias, con un porcentaje de productividad en función del tiempo que hayas pasado en según qué páginas web.
Toggl
Puedes acceder a Toggl desde su aplicación web o desde un dispositivo móvil, y su funcionamiento es tan sencillo como crear una tarea, ponerle un nombre, vincularla a un proyecto y darle al botón «Start».
Entonces, Toggl comenzará a registrar el tiempo que estamos trabajando en ella y cuando le demos al botón «Stop», dejará de contar el tiempo y creará un registro con el tiempo que le hemos dedicado a cada tarea, junto a la fecha en la que se realizó.
También es posible realizar este registro manualmente.
Tomato Timer
Uno de los grandes enemigos de la productividad es la falta de concentración y la dispersión a la hora de realizar tareas.
Gracias a la técnica Pomodoro (Tomate) podemos controlar el tiempo que dedicamos a las tareas para finalizarlas con éxito y evitando las distracciones (25 minutos de concentración total en una tarea con 5 minutos de descanso entre ellas) gracias a Tomato Timer.
Harvest
Es una de las aplicaciones de control de tiempo más populares. Puede ser usada desde un navegador web o desde sus apps para iOS y Android, o en versiones escritorio para Windows y Mac.
La aplicación permite registrar las horas de trabajo dedicadas a cada proyecto mediante un cronómetro en línea y diferenciar las horas facturables de las que no lo son, para conocer de esta forma qué porcentaje de tu jornada laboral dedicas a tareas realmente productivas.
Herramientas de contabilidad y finanzas
Software de Facturación Online de Infoautónomos
La solución de facturación y contabilidad online de Infoautónomos, y a la que puedes acceder de forma gratuita sólo por estar registrado, se ha desarrollado en exclusiva pensando en las necesidades de autónomos y pequeñas empresas y en los beneficios del uso de la facturación y la contabilidad online.
Permite desde una misma plataforma en la nube gestionar nuestra contabilidad e impuestos y generar modelos oficiales. Muy útil para todos aquellos que quieren llevar sus propio papeleo.
Herramientas para la comunicación interna y externa
Viber, Skype y Hangouts
Si teletrabajas, desarrollas tu labor geográficamente lejos de tu equipo (o tus clientes) o, simplemente, tienes poco tiempo para reuniones presenciales, seguro que ya conoces alguno de éstos tres clásicos de las video-conferencias.
Pero, además de las tradicionales videollamadas, ahora permiten realizar conexiones en grupo, compartir escritorio, compartir documentos o la comunicación vía chat.
Appear.in
Esta aplicación te permite crear una sala privada para tener conferencias con una persona (de forma gratuita) y hasta 12 (versión de pago). El funcionamiento es muy sencillo, ya que basta con ponerle un nombre a tu sala y compartirlo con quien quieras hablar.
Te permite compartir tu pantalla con la otra persona, personalizar el fondo, etc.
Todo online. Es una herramienta que apuesta por el teletrabajo.
Slack
Slack es una herramienta de comunicación interna muy potente que además permite integraciones con un montón de aplicaciones, como Dropbox, Twitter, Mailchimp, etc.
Su uso es muy simple: creas una cuenta, creas un canal, invitas a quien quieras y que comience la comunicación. Puedes crear canales abiertos, por lo que todos los miembros de tu equipo podrán verlo, o canales privados con aquellos miembros que quieras.
Es posible responder a cada mensaje y se forma un hilo que hace muy fácil su seguimiento, mencionar a cualquier miembro y compartir enlaces, que generan una vista previa.
