¿Llevas al día los libros de tu empresa? ¿Están convenientemente legalizados? Todo empresario o propietario de una sociedad mercantil tiene la obligación de presentar una serie de libros de carácter contable, mercantil y fiscal que en ocasiones generan dudas. Te explicamos cada uno de estos libros que tienes el deber de presentar.
1. Tipos de libros contables
El título III del Código de Comercio, referido a la contabilidad de los empresarios establece la obligatoriedad de la gestión, cumplimentación y presentación en el Registro Mercantil de los libros de naturaleza contable, es decir, el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario.
El plazo para la elaboración de los libros contables es de tres meses desde el cierre del ejercicio contable que suele coincidir con el año natural.
Un mes después de la elaboración de los libros y cuatro del cierre contable el empresario individual o la sociedad deben presentar en formato electrónico y vía telemática los libros oficiales en el Registro Mercantil donde, mediante sello, se legalizaran con el propósito de evitar una posterior manipulación de la información contenida. La presentación de los libros fuera de plazo no conlleva sanción.
El plazo mínimo de conservación de los Libros contables es de seis años tal y como establece el artículo 30 del Código de Comercio y a partir del último asiento realizado. La Ley General Tributaria (art.66-68) por su parte establece el periodo de prescripción de 4 años a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de presentación voluntaria del impuesto.
1.2 Libro de inventarios y cuentas anuales
Se trata de un documento contable del ejercicio de una sociedad mercantil (también del autónomo en estimación directa del sector industrial, comercial o de servicios). El libro de inventarios y cuentas anuales se elabora conforme a las pautas que marca el Plan General de Contabilidad o Plan General de Contabilidad PYMES y comprende los siguientes apartados:
- Balance inicial detallado de la empresa.
- Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo.
- Inventario de cierre de ejercicio.
- Un ejemplar de las cuentas anuales donde se incluyen los siguientes informes:
- Balance de Situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: informe de ingresos, gastos y resultado final.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: informe de variación del patrimonio (los últimos cambios en el PGC PYMES las eximía de informar sobre este aspecto).
- Memoria del ejercicio: explicación y detalle de los anteriores.
- Estado de flujos de efectivo (sólo para algunas empresas).
1.3 Libro diario o libro de cuentas
En él se recoge las actuaciones o hechos económicos del día a día de la actividad de la empresa. Se pueden realizar anotaciones, denominados asientos, de aquellas operaciones que no superen el mes.
2. Tipos de Libros mercantiles
A continuación detallamos otros libros que sin carácter genuinamente contable son de obligada cumplimentación para las sociedades. Estos libros deben elaborarse en formato electrónico para también su posterior legalización telemática en el Registro Mercantil.
2.1 Libro de actas
De la misma manera que el artículo 25 del Código de Comercio obliga al empresario a recoger la actividad del negocio en los libros contables, el artículo 26 establece la misma obligatoriedad para documentar los acuerdos alcanzados en los modelos de actas de Junta de Accionistas y el Consejo de Administración mediante el libro de actas. Este libro debe ser previamente legalizado por el Registrador Mercantil para permitir su uso. Cada una de las actas recogidas en el libro han contener los siguientes datos:
- Fecha y lugar de la celebración del encuentro.
- Fecha y modo de la convocatoria previa así como los puntos que figuran como orden del día
- Número de socios y representantes, capital social que aporta cada uno. En caso de tratarse de una Junta universal hay que añadir también la fecha, el lugar, el nombre y la firma de cada asistente.
- Resumen de los asuntos tratados y sometidos a debate durante la reunión
- Acuerdos alcanzados y resultado de las votaciones. En este último punto hay que especificar el número de votos a favor de los acuerdos.
- Aprobación del acta: Éste es un punto fundamental para concluir todo lo anterior. No existirá confirmación de los acuerdos alcanzados sin la aprobación de la Junta o Consejo, la firma del Secretario de la misma y el beneplácito del Presidente. En el caso específico de la Junta General tiene que ser aprobada por la propia Junta al término de la reunión o bien en el plazo de quinces días por el Presidente y dos socios, uno representando a la minoría y otro a la mayoría. También los órganos de administración, conforme a lo previsto en la escritura social, pueden proceder a la aprobación del acta al final de la reunión.
En ocasiones estas actas son certificadas por un notario que de manera presencial se encarga de comprobar todo el protocolo de convocatoria de la Junta y la identidad de los asistentes (incluidos Presidente y el Secretario) así como de transcribir las intervenciones y los acuerdos alcanzados e incluso las objeciones. Estas actas notariales pasarán a formar parte del Libro de Actas.
Pero ¿y si soy el único socio y administrador de mi empresa? ¿Estoy exento de elaborar un acta? La respuesta es no. En este caso tus propias decisiones deben estar recogidas en un acta con fecha, lugar y acuerdos incluidos.
2.2 Libro de registro de socios
Es el libro propio de la Sociedades Limitadas (SL) en las que el capital está repartido en participaciones sociales. En él se recopila la identidad de los titulares o fundadores y de los socios, las transmisiones de las participaciones sociales de la SL, el valor de las mismas y los derechos que éstas les otorga a los socios.
2.3 Libro de registro de acciones nominativas
El funcionamiento es el mismo que el del registro de socios con la salvedad que lo que se recoge es la composición del accionariado de la Sociedad Anónima. Por tanto en el Libro de registro de acciones nominativas ha de constar la denominación social de la empresa (nombre y apellidos si es una persona física), el número y valor de las acciones así como los derechos de los accionistas por tenerlas.
2.4 Libro de registro de la sociedad
Se deberá dejar constancia en este libro los acuerdos alcanzados por el socio único de las Sociedades de Responsabilidad Limitada Unipersonal (SRLU).
3. Libros fiscales
Existen empresas cuya fiscalidad está sujeta al Impuesto del Valor Añadido (IVA) y deben elaborar y gestionar los de siguientes libros:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión.
- Libro de operaciones intracomunitarias (si las hubiera).
