En Infoautónomos hemos hablado largo y tendido sobre las Sociedades Limitadas (SL): sus características y ventajas y el proceso de constitución.
Si has creado una SL y te preguntas cuáles son los siguientes pasos, este es tu artículo.
En las próximas líneas te ayudamos a identificar todas y cada una de las obligaciones contables, fiscales y con Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que tienen las empresas constituidas bajo la fórmula jurídica de Sociedad Limitada.
Servicio de creación de empresas y SL
Cabe recordar, aunque más adelante retomaremos este asunto, que las obligaciones que a continuación detallamos son independientes de las obligaciones de los autónomos societarios.
En este artículo te vamos a contar:
- Obligaciones de comunicación con la Administración Pública
- Obligaciones contables y registrales de la Sociedad Limitada
- Obligaciones fiscales de la Sociedad Limitada
- Obligaciones con Seguridad Social
1. Obligaciones de comunicación con la Administración Pública
Un primer paso importante, al que en ocasiones se le resta importancia, es el medio con el que la empresa se va a relacionar tanto con Hacienda como con Seguridad Social.
Según la normativa del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las Sociedades Limitadas son uno de los entes obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas.
Con Hacienda la comunicación se realiza de forma obligada mediante el portal, Servicio de Notificaciones Electrónicas, a través del cual, la SL establece una Dirección Electrónica Habilitada mediante la que recibe todas alertas de comunicaciones con Hacienda y las propias notificaciones con su contenido correspondiente.
Igualmente, desde la propia página web de la Agencia Tributaria se pueden consultar las notificaciones recibidas desde la sede electrónica.
De igual forma, existe la obligación como empresa de relacionarse electrónicamente con Seguridad Social, y mantenerse activos en el Sistema Red, con independencia del número de trabajadores que formen parte de la sociedad.
Para ello la empresa tiene que suscribirse a través de la página web de este organismo, la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Para darse de alta en el Servicio de Notificaciones Electrónicas o tramitar la descarga de cualquier notificación electrónica tanto en Hacienda como en Seguridad Social es necesario disponer del certificado digital de la empresa, que será el medio de acreditación electrónico para cursar cualquier gestión online.
El certificado digital, es un software que provee la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que se gestiona, una vez constituida la empresa e inscrita en el Registro Mercantil.
Por tanto, la obtención del certificado digital tiene una importancia capital para solventar correctamente todo el devenir de la SL en el ámbito administrativo.
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2. Obligaciones contables y registrales de la Sociedad Limitada
Las que ahora abordamos son obligaciones que la SL tiene que cumplir ante el Registro Mercantil; obligaciones, las que abordamos en su conjunto en este artículo, que desde la asesoría online de Infoautónomos nos encargamos de gestionar para las pymes.
2.1. Legalización de libros sociales
Los libros sociales recogen los movimientos más importantes en la historia de una empresa.
Se trata de libros de carácter corporativo y documental.
Entre los libros sociales de obligada presentación figuran:
Libro de actas
El libro de actas recopila todos los acuerdos realizados en la Juntas de la empresa y los Consejos de administración así como el resto de órganos responsables de la toma de decisiones en la sociedad.
El objetivo de este libro de obligatoria llevanza, conforme al artículo 26 del Código de Comercio, es vigilar la regularidad de la adopción de acuerdos.
Su presentación ante el Registro Mercantil a cargo del administrador ha de realizarse en formato digital dentro de los ocho días siguientes a la aprobación del acta.
Libro de registro de socios
Este libro recoge las participaciones sociales de cada socio.
Tiene su marco normativo en el artículo 104 de la Ley de Sociedades de Capital.
El libro de registro de socios incluye la titularidad y las posteriores transmisiones de las participaciones sociales.
Libro de registro de contratos
La llevanza de este libro es obligatoria solo si hablamos de una Sociedad Limitada Unipersonal (SLU) según el artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital.
2.2 Libros contables de una Sociedad Limitada
Entre los libros oficiales que recogen la contabilidad de la empresa y hay que legalizar también de forma obligatoria como los anteriores están:
Libro de inventario y libro de cuentas anuales
El libro de inventario contiene el balance inicial detallado, balance de comprobación de sumas y saldos e inventario de cierre.
También incluye un libro de Cuentas Anuales compuestas por el Balance de situación y la Cuenta de pérdidas y ganancias.
Se trata de documentos contables obligatorios para todas las sociedades mercantiles, según el artículo 25 del Código de Comercio.
Su plazo de presentación es de hasta cuatro meses tras el cierre del ejercicio.
Junto con las cuentas anuales, se expedirá una certificación del resultado final del año, firmado por los administradores de la sociedad.
Las cuentas anuales, serán la imagen de nuestra empresa frente a terceros, de ahí la importancia de tener siempre unas cuentas bien gestionadas contable y fiscalmente, y presentadas en tiempo y forma.
Libro Diario
Como su propio nombre indica, el Libro Diario, registra de forma cronológica y con periodicidad diaria todas las operaciones de la empresa por el desarrollo de su actividad económica (asientos contables) y encuentra su marco normativo en el artículo 28 del Código de Comercio. Ha de legalizarse ante el Registro Mercantil.
Libro Registro del Impuesto de Valor Añadido (IVA)
La llevanza de este libro no requiere su legalización en el Registro Mercantil como sucede con los anteriores, sin embargo, las empresas cuya actividad económica está sujeta a IVA no pueden dejar de disponer de este libro compuesto por:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión.
En el Club de Infoautonomos ponemos a disposición de nuestros usuarios registrados una completa plantilla en formato excel para la llevanza del libro registro de IVA.
3. Obligaciones fiscales de la Sociedad Limitada
Tener una SL también conlleva una serie de obligaciones fiscales que pueden darse en su constitución o durante el desarrollo de la actividad económica.
Alta en Hacienda
Antes de iniciar la actividad económica y empezar a facturar, es obligatorio registrar la empresa en el censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de Hacienda a través del modelo 036.
Este es el modelo empleado para gestionar el alta en Hacienda de cualquier personas jurídica.
Impuesto de Actividades Económicas
Toda sociedad o empresa que desarrolle una actividad profesional, empresarial o artística en España tiene la obligación de darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Han de pagar el impuesto sólo las entidades que obtengan un importe neto de cifra de negocio anual igual o superior al millón de euros pero en este caso hay una exención de pago durante los dos primeros años de actividad.
Impuesto de Valor Añadido (IVA)
Durante el desarrollo de la actividad toda persona física o jurídica tiene la obligación de declarar el IVA soportado y repercutido.
La diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado radica básicamente en la condición de vendedor o receptor del servicio o producto.
El IVA repercutido es el que paga el cliente, el que repercutimos al consumidor final, de ahí su nombre.
En este caso, la empresa sujeta a este impuesto declara ante Hacienda cada tres meses, de forma general, uno y otro IVA mediante el modelo 303.
A la hora de realizar el cierre fiscal del ejercicio la SL también tiene que presentar el modelo 390, que no es más que el montante total de bases y cuotas de IVA del año.
No hay que olvidarse del modelo 349 de operaciones intracomunitarias, con el que todas las empresas que realicen operaciones con países miembro de la Unión Europea declaran a título informativo dichas operaciones.
Además, en este caso, es imprescindible gestionar el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para que la actividad intracomunitaria esté exenta de IVA.
Impuesto sobre Sociedades
Igual que el IRPF, el Impuesto sobre sociedades es un impuesto complejo en tanto que está sujeto a los continuos cambios en los modelos de negocio y nuevas actividades económicas, por lo tanto, no deja de ser un impuesto susceptible de continuas modificaciones legislativas.
La última reforma fiscal que revisó de forma integral este tributo desembocó en la actual Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades (LIS)
Sin embargo, dicha ley conecta directamente con reglamentos, textos refundidos, reales decretos, Presupuestos Generales del Estado, y otros preceptos que completan y desarrollan la LIS original.
En suma, se trata de un tributo que grava los beneficios obtenidos por la sociedades mercantiles durante el desarrollo de su actividad.
Al igual en el IRPF, en Sociedades, tendremos que determinar qué ingresos y qué gastos son fiscalmente imputables y deducibles, respectivamente, siguiendo la normativa vigente en cada momento, y atendiendo a los criterios establecidos por la dirección general de tributos y otros organismos fiscales de esta índole
El tipo general es del 25 %.
Para las sociedades recién constituidas y que supongan el inicio de una actividad económica, se aplicará el 15 % de tipo impositivo reducido durante los dos primeros años.
Las declaraciones que deben presentar vía online todas las empresas obligadas a tributar por el Impuesto sobre Sociedades son el modelo 200 anual en el mes de julio y el modelo 202, pago a cuenta, en los meses de abril, octubre y diciembre.
Sociedades interpuestas, cuidado
En los últimos tiempos, se han generalizado lo que se denominan “sociedades interpuestas”, “sociedades instrumentales”, etc… fundamentalmente con el objetivo de una menor tributación por parte de un perfil de contribuyente que logra beneficios importantes vía IRPF o transmitir parte del patrimonio propio al ámbito empresarial por una cuestión puramente económica.
Este hecho, dio lugar a una nota informativa de la Agencia Tributaria en los primeros meses de 2019, abundando en una campaña de inspección sobre sociedades que pudieran considerarse de este tipo, y que a sus ojos, pudieran atentar contra el ordenamiento jurídico.
Básicamente, Hacienda hace hincapié en las sociedades utilizadas para el ejercicio de actividades profesionales y aquellas que poseen bienes (viviendas, coches, etc.) en situaciones en las que sea complejo discernir entre el patrimonio personal del socio del empresarial.
Esto último se conoce técnicamente, como “remansamiento de rentas” en la estructura de una sociedad.
En principio, constituir una sociedad ejerciendo una actividad empresarial, no implica problema alguno, no desde el punto de vista legal ni tributario, pero en ocasiones, Hacienda podría interpretar que la existencia de la sociedad es innecesaria, y que la empresa no posee estructura productiva como tal, sino que la prestación del servicio se realiza desde los medios personales.
Retenciones de Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
Hay que indicar que este tributo grava las rentas obtenidas por las personas físicas.
Por tanto, aunque las sociedades no son las responsables directas del pago, sin embargo, sí tienen que gestionarlo en el caso de contar trabajadores contratados y/o hayan contratado servicios a autónomos que les facturen con retenciones.
A través del modelo 111, la empresa liquidará cada tres meses el pago de las retenciones de profesionales y trabajadores a Hacienda.
En este caso hay que presentar los modelos 111 y modelo 190.
El primero, de forma trimestral, y el segundo, en el mes de enero, al cierre del ejercicio.
También las empresas titulares de contratos de arrendamiento tienen que declarar en el modelo 115 y cada tres meses a Hacienda las retenciones practicadas al arrendador por los alquileres donde desarrollan su actividad.
El modelo 180 es el resumen anual que se presenta en enero con el cierre fiscal del ejercicio.
Declarar las operaciones con terceros
Tener una empresa y realizar operaciones con terceros por importe superior a 3005,06 euros (IVA incluido) es algo habitual.
En este caso la sociedad tiene que hacer una declaración informativa anual, en el mes de febrero, a través del modelo 347.
Recuerda consultar las fechas de presentación de modelos tributarios en nuestro artículo sobre el calendario fiscal 2019.
Llegados este punto es más conveniente indicar que las sociedades inactivas, es decir, aquellas que aún no han sido liquidadas pero han dejado de ejercer su actividad económica, continúan teniendo una serie de compromisos que en este artículo sobre las obligaciones de las sociedades inactivas detallamos.
4. Obligaciones con Seguridad Social
La sociedad con personal contratado también adquiere dos obligaciones principales con Seguridad Social.
Comunicar el alta, la variación o la baja de los trabajadores
La empresa tiene la obligación de realizar estos trámites a través del modelo TA/2S accesible a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social y el sistema RED.
Estos son los plazos para cada una de las gestiones:
- La solicitud de alta ha de hacerse dentro de los 60 días previos al inicio de la relación laboral.
- La solicitud de baja se tramita en los tres días naturales desde el cese de actividad.
- La variación de datos se comunica en los tres días naturales.
Pagar los seguros sociales de los trabajadores
En el momento en que se produce el inicio de la relación laboral el empresario adquiere la obligación mensual del pago de los seguros sociales siendo el responsable del ingreso por cuenta de la empresa.
La forma de hacer frente a este ingreso se realiza descontando del salario mensual las aportaciones para la Seguridad Social.
Si quieres profundizar en esta obligación del empresario te recomendamos la lectura del artículo cuánto cuesta contratar a un trabajador.
Para terminar, conviene puntualizar que aunque no se trate de una obligación a cargo de la empresa, el empresario ha de inscribirse como autónomo societario en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social.
